SEPTIŅAS IZCILĀKĀS SEKRETĀRA FUNKCIJAS - ĪJABS - 2025

Sekretāra galvenās funkcijas ietver darba kārtības pārvaldību, sabiedrības apkalpošanu un konfidenciālas informācijas apstrādi. Tā ir persona, kas ir atbildīga par administratīvās palīdzības uzdevumu veikšanu birojā.

Šo amatu var ieņemt vīrietis vai sieviete, lai arī visbiežāk to veic sieviete.

Parasti viņi ir atbildīgi par konfidenciālām lietām cilvēkiem ar noteiktu hierarhiju uzņēmumā, piemēram, direktoriem, vadītājiem, prezidentiem, cita starpā. Tas viņus padara par izpildvaras labo roku, kura labā viņi strādā.

Ja uzņēmums ir mazs, galvenā sekretāra darba slodze ir saistīta ar pamata biroja uzdevumiem.

Dažas pasaules valstis gada laikā viņam velta īpašu dienu, lai pateiktos un svinētu viņa darbu. Piemēram, Kolumbijā, Peru un Meksikā sekretāru diena ir 26. aprīlis, savukārt Venecuēlā - 30. septembris.

Sekretāra 7 galvenās funkcijas

Sekretāres uzdevums ir sniegt atbalstu un sadarbību ar savu priekšnieku, lai viņa varētu bez kavēšanās un uzmanības novēršanas pilnībā izpildīt savu lomu organizācijā.

Lai arī uzņēmuma būtība ietekmē sekretāram nepieciešamā darba veidu, varētu teikt, ka viņas galvenās funkcijas ir:

1- Darba kārtības vadība

Sekretāra pienākums ir atjaunināt tās personas darba kārtību, kuras labā viņa strādā. Tur jums jāatspoguļo visas jūsu darba saistības un dažreiz personīgās saistības.

Jums arī jāreģistrē visu to personu un iestāžu dati, ar kurām jūsu darba devējam jābūt saistītai.

Sekretāres darba kārtība bieži kalpo kā izpildvaras, kurā viņa strādā, darbības žurnāls.

2 - Uzmanība sabiedrībai

Uzmanība sabiedrībai ir viens no fundamentālākajiem uzdevumiem, kas sekretāram jāveic. Jums ir jāatbild uz zvaniem un jāreģistrē to iemesls, kā arī visi dati, kas ļauj jūsu darba devējam efektīvi sekot šai lietai.

Viņš ir arī cilvēks, kurš apmeklētājus pieņem birojā. Tāpēc sekretāram ir svarīgi saglabāt tēlu, kas atbilst darba vietas korporatīvajam tēlam.

Viņa loma ir ne tikai sveikt un padarīt draudzīgu apmeklētāju gaidīšanu, bet arī sniegt pirmos norādījumus un vadlīnijas par uzņēmuma organizatorisko kultūru un iekšējiem procesiem.

3 - dokumentu pārvaldība

Papildus tam, ka sekretāre ir persona, kas saņem un apstrādā korespondenci no sava priekšnieka, sekretāre raksta, lasa, atbild uz un iesniedz lielāko daļu darba devēja vēstuļu, paziņojumu, piezīmju un e-pasta.

Šajā nolūkā jums jāizmanto noteiktas programmatūras lietojumprogrammas, kas ļauj šādus dokumentus sagatavot ar lielāku veiklību un ātrumu.

Šo kompetenču specifika būs atkarīga no tā, kāda veida darbs ir nepieciešams jomā, kurā strādājat.

Sekretārs pārvalda sava priekšnieka kontaktu datu bāzi un iesniedz rakstisku saraksti, kā arī sanāksmes protokolus un citus biroja interesējošos dokumentus.

Parasti sekretārs ņem vērā svarīgās sanāksmēs apspriestos jautājumus.

4- Jutīgas informācijas pārvaldība (iekšēja un ārēja)

Starp funkcijām, kas atšķir labu sekretāru, ir adekvāti un efektīvi apstrādāt visu ārkārtīgi svarīgo informāciju uzņēmuma vai iestādes darbībai, kurā viņa strādā.

Piemēram, jums jebkurā laikā ir jākontrolē juridiskie dokumenti, kurus valdības struktūras var pieprasīt.

Jūs varat arī piekļūt informācijai no vides vai jebkura no dalībniekiem, kas saistīti ar uzņēmumu. Šī informācija jāpārvalda diskrēti, efektīvi un savlaicīgi.

5- Biroja organizācija

Sekretāram cita starpā jāvada un jāuztur biroja aprīkojums un mēbeles: tālruņi, kopētāji, printeri, projektori, mēbeles, kartotēkas.

Viņš ir tas, kurš kontrolē piederumu un biroja tehnikas inventāru. Tas arī uztur fizisko un elektronisko failu sistēmas kārtībā, lai informācija būtu viegli pieejama pēc nepieciešamības.

Sekretāram jābūt tīrai un organizētai darba vietai, jo tā parasti ir viena no pirmajām lietām, ko cilvēki ārpus uzņēmuma redz, ieejot tā telpās.

6- Prezentāciju sagatavošana

Parasti vadītājam savi pārskati jāsniedz prezentāciju veidā, kas apkopo un klasificē informāciju. Veicot šo uzdevumu, viņš parasti lūdz palīdzību savam sekretāram.

Personai, kas atrodas sekretariātā, ir jāpārliecinās, ka tur parādītā informācija pareizi atspoguļo datus, ar kuriem viņa priekšnieks vēlas dalīties.

Jums arī jāuzmanās, lai tas būtu noformējums bez pareizrakstības kļūdām un lai tas atbilstu uzņēmuma grafiskajai identitātei.

7- Administratīvā uzraudzība

Sekretāra pienākums ir arī zināt, ka tiek ievērota politika un procedūras, kas vajadzīgas, lai rūpētos par tā uzņēmuma vai iestādes aktīviem, kurā viņa strādā.

Saskaņā ar viņas priekšnieces hierarhisko līmeni sekretārs var apstiprināt to datu precizitāti, kas atspoguļo budžeta operāciju detaļas.

Sekretāram ir jārūpējas par vadības kontroli un pareizu resursu pārvaldību birojā.

Virtuālais sekretārs

Pieaugot tiešsaistes darba vietām, rodas tiešsaistes sekretāru vai virtuālo palīgu skaits.

Šie sekretāri veic lielāko daļu no iepriekš aprakstītajiem uzdevumiem, bet attālināti. Šajos gadījumos sekretāri par saviem pakalpojumiem iekasē stundu vai projektu.

Atsauces

1. Naudas kultūra (2015). Sekretāra 4 galvenās funkcijas. Atgūts no: comofuncionaque.com
2. Kokemullers, Neils (s / f). Sekretāra pienākumu saraksts. Atgūts no: work.chron.com
3. Pimekss (2016). Administratīvā sekretāra funkcijas un atbildība. Atgūts no: pymex.pe
4. Brīvprātīgais tūlīt (s / f). Kāda ir sekretāra loma? Atgūts no: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Kādas ir sekretāra funkcijas kā vadītāja palīgs? Atgūts no: pyme.lavoztx.com