IZPILDSEKRETĀRS: PROFILS, NEPIECIEŠAMĀS PRASMES UN FUNKCIJAS - DUDAS - 2025

Izpildsekretārs ir darbs vai profesija, kas kalpo, lai sniegtu maksimālu atbalstu augsta ranga darbiniekiem uzņēmumā vai organizācijā. Viņš būs tas, kurš organizēs un uzturēs vadītāju grafiku un palīdzēs viņiem veikt visdažādākos administratīvos uzdevumus.

Mērķis ir dot ieguldījumu vispārējā biznesa efektivitāti, nodrošinot, ka visi jums uzticētie administratīvie uzdevumi tiks veikti savlaicīgi un efektīvi. Sekretārs ir persona, kas sniedz administratīvu atbalstu. Viņi var veikt tādus uzdevumus kā rakstīšana un reģistrēšana, atbildēšana uz tālruni un ziņojumu pārsūtīšana.

Avots: pixabay.com

No otras puses, izpildsekretārs vai administratīvais asistents veic arī dažas no šīm darbībām, kā arī koordinē biroju, izpēta produktus, mijiedarbojas ar piegādātājiem, pasūta produktus un izveido datu bāzi. .

Izpildsekretāri parasti saņem lielākas algas nekā sekretāri, jo viņi veic augsta līmeņa funkcijas un paātrina biroja produktivitāti.

Nepieciešamais profils

- bakalaura grāds uzņēmējdarbības vadībā vai ar to saistītās jomās.

- Pierādīta pieredze izpildsekretāra amatā vai līdzīga administratīva loma.

- jābūt kompetentam visaptverošā veidā rīkoties ar Microsoft Office, kā arī ar back-office programmatūru, piemēram, ERP sistēmām.

- padziļinātas zināšanas par biroja administrēšanu un grāmatvedības pamatprocedūrām, kā arī par attiecīgo tehnisko vārdu krājumu, ko izmanto nozarē.

- Pārzina pamatmetodes un ziņošanas paņēmienus.

- Teicamas organizatoriskās un laika pārvaldības prasmes.

- Izcilas komunikācijas un sarunu prasmes.

- integritāte un konfidencialitāte.

Izpildsekretāriem jābūt ātriem profesionāļiem ar lieliskām laika vadības prasmēm un daudzuzdevumu veikšanas spējām. Tieši ar rūpību un kompetenci savā darbā vadītāji var koncentrēties uz saviem vadības pienākumiem, neuztraucoties par citiem uzdevumiem.

Daudzi vadītāji ļoti paļaujas uz izpildsekretāru, lai koordinētu ikdienas uzdevumus un uzturētu tos grafikā. Taktiskums un pārliecība ir nepieciešami kā menedžera laika pārvaldītāji.

Nepieciešamās prasmes

Izpildsekretāriem jābūt lietpratīgiem pamatprasmēs, piemēram, rakstīšanā, gramatikā, pareizrakstībā un pieturzīmēs, un jābūt pieredzei ar biroja aprīkojuma un parastu programmatūras lietojumprogrammu, piemēram, tekstapstrāde, izklājlapas un grafika, izmantošanu.

Tāpat viņiem jābūt izcilām laika vadības prasmēm un spējai efektīvi rīkoties ar dažādiem pienākumiem.

No otras puses, izpildsekretāram ir vajadzīgas arī citas īpašības, piemēram, labs vērtējums, diplomātija, rīcības brīvība un spēja autonomi risināt problēmas.

Viņiem ir vajadzīgas spēcīgas komunikācijas prasmes, lai mijiedarbotos ar sabiedrību, rakstītu ziņojumus un pārskatītu publikācijas.

Aktīvi klausīties

Jums jāzina, kā pievērst visu uzmanību tam, ko citi cilvēki saka, veltot laiku, lai izprastu izteiktos jautājumus, uzdodot jautājumus pēc vajadzības un nepārtraucot nepiemērotos laikos.

Lasīšanas izpratne

Pilnīga izpratne par rakstiskiem teikumiem un rindkopām ar darbu saistītos dokumentos.

Laika plānošana

Ziniet, kā efektīvi vadīt gan savu, gan citu laiku.

Zini, kā runāt

Skaidri runājiet ar citiem cilvēkiem, lai efektīvi nodotu informāciju.

Rakstīšana

Veiciet efektīvu saziņu rakstiski, atbilstoši auditorijas vajadzībām.

Kritiskā domāšana

Loģikas un argumentācijas izmantošana, lai varētu identificēt radušos problēmu risinājumu, secinājumu vai alternatīvu pieeju stiprās un vājās puses.

Proaktīva mācīšanās

Izprotiet jaunās informācijas nozīmi pašreizējās un nākotnes problēmu risināšanā un lēmumu pieņemšanā.

Koordinācija

Darbību pielāgošana attiecībā pret citu darbībām.

Pārskats

Pārskatīšana un novērtēšana par sevi, citiem cilvēkiem vai organizācijām, lai veiktu uzlabojumus vai veiktu koriģējošus pasākumus.

Iespējas

Izpildsekretārs var būt atbildīgs par sīknaudu un grāmatvedību, bet arī pārvaldīt budžetu. Jūs varat publicēt rakstus vietnē, bet jūs arī varat izveidot un pārvaldīt vietni.

Jūs varat ievadīt datus izklājlapā, kuru esat izveidojis un izmantojis pārskatu funkcijām.

Izpildsekretārs var uzraudzīt administratīvo personālu. Bieži ziņo tieši izpilddirektoram un var apstiprināt vienu vai vairākus vecākos vadītājus.

Pienākumi

Uzmanība vadītājiem

- Uzturēt vadītāju darba kārtību un palīdzēt plānot tikšanās, valdes sēdes, konferences utt.

- Apmeklējiet sanāksmes, lai sagatavotu sanāksmju protokolus un protokolus, pēc tam tos apkopojiet, atšifrējiet un izplatiet.

- Veiciet visu vadītāju ceļojumu organizēšanu: biļešu iegādi, viesnīcu rezervēšanu, ceļa izdevumu piegādi, atbilstošās dokumentācijas pārvaldību un pārskatīšanu utt.

- Veiciet pilnvarotu izmeklēšanu, vāciet datus un sagatavojiet dokumentus vai ziņojumus izskatīšanai un prezentēšanai izpilddirektoriem, komitejām un direktoru padomēm, kā paredzēts.

- Rīkojieties ar konfidenciāliem dokumentiem, pārliecinoties, ka tie joprojām ir aizsargāti un droši.

Iekšējā un ārējā mijiedarbība

- Saņemt un filtrēt tālruņa zvanus, pēc iespējas novirzot tos pie atbilstošās personas.

- Pārvaldīt, noteikt prioritātes un izplatīt visu ienākošo vai izejošo korespondenci (e-pasts, vēstules, faksi, paketes utt.), Lasot un analizējot ienākošos atgādinājumus, prezentācijas un ziņojumus, lai noteiktu to svarīgumu un plānotu izplatīšanu.

- Sagatavot atbildes uz korespondenci, kurā ietverti regulāri jautājumi.

- Pārraugiet biroja piederumu izmantošanu un vienojieties par noteikumiem ar piegādātājiem, lai nodrošinātu pasūtījumu rentabilitāti.

- vadītāju, komiteju un direktoru padomes vārdā tiekas ar indivīdiem, īpašām interešu grupām un citiem.

- Apsveiciet apmeklētājus un nosakiet, vai viņiem vajadzētu dot piekļuvi konkrētiem cilvēkiem.

Administratīvais atbalsts

- Uzglabājiet elektroniskos un papīra ierakstus failā, nodrošinot, ka informācija ir sakārtota un viegli pieejama ātrai izguvei.

- Sagatavot rēķinus, pārskatus, vēstules, finanšu pārskatus un citus dokumentus, izmantojot tekstapstrādes programmatūru, izklājlapas, datu bāzes un / vai prezentācijas, sniedzot arī atbilstošu palīdzību grāmatvedībā.

- Veikt vispārīgus biroja uzdevumus, piemēram, uzturēt administrēšanas sistēmas un veikt grāmatvedības pamata uzdevumus.

- Koordinēt un tieši biroja pakalpojumus, piemēram, uzskaiti un budžeta sastādīšanu, lai palīdzētu vadītājiem.

- Izveidot un pārraudzīt administratīvo politiku un procedūras gan biroja darbiniekiem, gan organizācijai.

- Pārskatiet darbības praksi un procedūras, lai noteiktu, vai var veikt uzlabojumus tādās jomās kā darba plūsma, ziņošanas procedūras vai izdevumi.

- Pārraudzīt un apmācīt citu administratīvo personālu.

Atsauces

1. Darbspējīgs (2018). Izpildsekretāra amata apraksts. Paņemts no: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Atšķirība starp sekretāru un izpildsekretāru. Darbs - Krons. Paņemts no: work.chron.com.
3. Karjeras plānotājs (2018). Izpildsekretārs un administratīvais asistents. Iegūts no: darba aprakstiem.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Izpildsekretāra darba apraksts. Iegūts no: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Izpildsekretāra pienākumi. Iegūts no: bestsampleresume.com