PIRKUMA PIEPRASĪJUMS: VEIDI, KĀ TAS TIEK IZGATAVOTS UN PIEMĒRI - DUDAS - 2025

Pirkuma pieprasījuma veidlapa ir dokuments, ko ģenerē lietotāja departaments vai noliktavas personāls, lai informētu iepirkumu nodaļu par precēm, kuras jāpasūta, daudzumu un piegādes termiņu. Pirkšana no biznesa sākas ar prasību apkopošanu.

Pēc to apkopošanas jāinformē iepirkumu nodaļa. Pirkuma pieprasījums ir dokuments, kurā būs šo prasību saraksts. Lai novērstu krāpšanu, departamentu vadītājiem parasti nav atļauts pasūtīt pasūtījumus tieši no piegādātājiem vai pirkt uzņēmuma vārdā.

Tā vietā tā ir cita nodaļa, ko sauc par iepirkuma nodaļu un kas faktiski veic pasūtījumus pie ārējiem pārdevējiem. Dažādu nodaļu vadītāji izmanto pirkuma pieprasījuma veidlapas, lai informētu šo nodaļu par to, kādi materiāli ir jāiegādājas.

Pirkuma pieprasījumi un pirkšanas pasūtījumi ir galvenie dokumenti, iegādājoties priekšmetus, kas nepieciešami uzņēmumam tā darbībai, standartizējot pasūtījumu procesu iekšēji un ārēji.

Veidi

Galvenie pirkuma pieprasīšanas punkti ir šādi:

- Tas ir pieprasījums iepirkumu nodaļai iegūt noteiktu materiālu sarakstu.

- Jums nepieciešams iepirkuma organizācijas apstiprinājums.

- tas ir iekšējs dokuments; tas ir, tas paliek organizācijas ietvaros.

Varat izveidot pirkuma pieprasījumu šādiem iepirkuma veidiem:

Standarta

Iegūt materiālus un materiālus no piegādātājiem gan ražošanas procesiem, gan biroja palīgmateriāliem un citiem aktīviem.

Ārpakalpojumi

Piegādāt izejvielas piegādātājam un tādējādi iegūt gatavu produktu.

Sūtījums

Materiālu iegūšana, kas tiek turēti uzņēmuma telpās, un par to tiek samaksāts piegādātājam.

Pārskaitījums

Lai iegūtu materiālus no citas nodaļas vai apgabala, kas atrodas tajā pašā organizācijā.

Ārējie pakalpojumi

Lai iegūtu trešās puses pakalpojumu sniedzēja pakalpojumus, piemēram, rūpnīcas uzturēšanu.

Kā izstrādāts?

Pamatkomponenti, kas veido pirkuma pieprasījumu, ir:

- pieprasījuma numurs, kas ļauj identificēt dokumentu. Tam jābūt iepriekš izdrukātam.

- Pieprasījuma nodaļa.

- Pieprasījuma datums un pieprasītais piegādes datums.

- Tās personas vārds, kura sagatavo rekvizītu, un tās personas paraksts, kura veic atbilstošo atļauju.

- Pieprasītās preces jāapraksta sīki, lai izvairītos no kļūdainiem datiem. Summai jābūt precīzai; ir ļoti svarīgi ievietot nepieciešamo vienību (kilogrami, litri, vienības utt.).

- Iepirkumu nodaļas vadītāja paraksts, kurš apstiprina vai neapstiprina pirkumu.

- Ja no piegādātājiem cenas jau ir pieprasītas, tās jāpievieno rekvizīcijai.

Pirkuma pieprasīšanas process

Organizācijas iepirkumu pieprasīšanas procesu izmanto, lai veiktu un izsekotu piegāžu pasūtījumus. Tie var būt jebkas, sākot no izejvielām un beidzot ar biroja mēbelēm un daudz ko citu.

Kad nodaļas vadītājs uzskata, ka materiālu ir maz, viņi aizpilda pirkuma pieprasījuma veidlapu, kurā ietverti iepriekš uzskaitītie lauki.

Pirkuma pieprasījums ir forma, kuru uzņēmuma departaments nosūta iepirkšanas nodaļai, uzskaitot preces, kuras tas vēlas pasūtīt no ārēja pārdevēja.

Šis process ļauj lietotājiem veikt pasūtījumu, saņemt uzrauga apstiprinājumu un, pats galvenais, ļauj trešo pušu pārdevējiem iesniegt cenu piedāvājumus.

Kad iepirkumu vadītājs šajā procesā saņem pirkuma pieprasījumu, viņš var pārskatīt visu avota lietotāja iesniegto informāciju. Pārvaldnieks vienkārši izvēlas, vai rekvizīts tiek apstiprināts vai nē.

Ja tas netiek apstiprināts, izvēles rūtiņā ir lodziņš, un departaments, kas iesniedz pieprasījumu, tiks informēts par šo lēmumu. Tomēr, ja vadītājs dod savu piekrišanu, nākamais solis būs pieprasīt cenu no piegādātājiem.

Svarīgums

Sāciet pirkšanas procesu

Laiku pa laikam uzņēmuma nodaļām būs nepieciešami materiāli; pirkuma pieprasījums sāk pirkšanas procesu. Iepirkumu nodaļa darbosies atbilstoši dokumenta stiprumam.

Ja rodas kādas problēmas, dokuments kalpos kā pierādījums tam, ka departaments pasūtīja piegādes ar noteiktu saziņu.

Tas ir kontroles līdzeklis

Ja nav pienācīgas kontroles, personālu var iesaistīt krāpšanā, jo viņi var pieprasīt materiālus personīgai lietošanai.

Ņemot vērā pirkuma pieprasījumu, ir ieviesti pasākumi, lai nodrošinātu, ka krāpšana netiek praktizēta. Lūgumam ir jāiet cauri vairākām rokām, lai nodrošinātu precizitāti un nepieciešamību.

Aizsargājiet biznesu

Ja ir ieviesti rekvizīciju rīkojumi, krāpšanās iespējas tiek novērstas. Tiek aizsargāti arī uzņēmuma aktīvi.

Iepirkuma procesa centralizācija

Ja organizācija pieprasa, lai visi pieprasījumi tiktu veikti centralizēti, izmantojot iepirkumu nodaļu, visu procesu ir viegli pārvaldīt.

Ieguvumi ir arī pircējiem, jo ​​viņi tagad var apvienot pirkumus un izmantot organizācijas pirktspēju, lai vienotos par labākiem noteikumiem.

Piemēri

1. piemērs

Pieprasījuma nr .: 00455

Datums: 2018. gada 15. maijs

Pretendenta vārds: Annaliese Corvo

Amats: apmācību vadītājs

Nodaļa: Personāla apmācība

Pieprasījuma iemesls: Mācību kursā "Kvalitātes nodrošināšana", kas notiks nedēļā no 2018. gada 16. līdz 20. jūlijam, ir jāizmanto šādi raksti.

- 01 flipkartes marķieru gadījums.

- 12 zīmuļi.

- papīra flipharts ar 20 baltām loksnēm: 1 metra platums x 1,5 metri garš.

- 12 normāla izmēra vienrindas piezīmju grāmatiņas.

- 06 krāsaini marķieri tāfelei.

- 12 dzēšamie dzēšgumijas.

- 12 zilas tintes pildspalvas.

Pievienoti 2 piedāvājumi, kas saņemti no kancelejas preču piegādātājiem.

Autors: Alberto Moreno

Amats: personāla vadītājs

Cilvēkresursu vadība

2. piemērs

Confecciones Tely, SA ražošanas nodaļai jāpasūta dažādi materiāli un jāaizpilda pirkuma pieprasījuma veidlapa. Šī veidlapa paziņo iepirkumu nodaļai, ka šie piederumi ir nepieciešami.

Iepirkumu nodaļa var apstiprināt vai noraidīt saņemto rekvizīciju. Ja tas tiks apstiprināts, tiks izveidots pirkuma pasūtījums.

Pirkuma pasūtījums tiek nosūtīts pārdevējam, lai iegādātos produktus. Piegādātājs ražo un piegādā produktus ar rēķinu.

Saņēmēja nodaļa saņem produktus un nogādā kvīts ziņojumu grāmatvedības nodaļai.

Ja visi dokumenti ir saderīgi, grāmatvedības apgabals izsniedz rēķinu apstiprināšanu kasierim, norādot, ka samaksu var veikt piegādātājam.

Atsauces

1. Uzņēmējdarbības vārdnīca (2018). Pirkuma pieprasīšana. Iegūts no: biznesadictionary.com.
2. Mans grāmatvedības kurss (2018). Kas ir pirkuma pieprasījums? Paņemts no: myaccountingcourse.com.
3. Meža laiks. Atšķirība starp pieprasījumu un pirkuma pasūtījumu. Mazais bizness - hron. smallbusiness.chron.com.
4. Danijs Hao (2018). Kas ir pirkuma pieprasījums un kāpēc tas ir svarīgs jūsu biznesam? Atkārtot. Paņemts no: blog.procurify.com.
5. Pamācību punkts (2018). SAP MM - pirkuma pieprasījums. Paņemts no: tutorialspoint.com.