PROCESA ATKĀRTOTA IZSTRĀDE: VEIDI, MODEĻI, FĀZES UN PIEMĒRI - DUDAS - 2025

Procesu reinženierings ir biznesa vadības stratēģija, kas vērsta uz analīzi par darba plūsmu un biznesa organizācijas procesu, lai panāktu būtiskus uzlabojumus veiktspēju, produktivitāti un kvalitāti.

Tā ir darba pārdomāšanas un pārveidošanas prakse, lai labāk atbalstītu organizācijas misiju un samazinātu izmaksas. Biznesa process attiecas uz savstarpēji saistītu uzdevumu vai darbību kopumu, kas tiek veikts, lai sasniegtu noteiktu rezultātu.

Avots: pixabay.com

Tas sākas ar organizācijas misijas, stratēģisko mērķu un klientu vajadzību augsta līmeņa novērtējumu. Tiek uzdoti pamatjautājumi, piemēram, vai misija ir jāpārdefinē? Vai stratēģiskie mērķi ir saskaņoti ar misiju? Kas ir klienti?

Uzņēmumam var šķist, ka tas darbojas saskaņā ar apšaubāmiem pieņēmumiem, jo ​​īpaši attiecībā uz klientu vajadzībām un vēlmēm. Tikai pēc tam, kad organizācija ir pārdomājusi, kas tai būtu jādara, tā izlemj, kā to labāk izdarīt.

Koncentrējieties uz procesiem

Misijas un mērķu pamata novērtējuma ietvaros reinženierija koncentrējas uz organizācijas procesiem, soļiem un procedūrām, kas nosaka veidu, kā resursi tiek izmantoti, lai izveidotu produktus un pakalpojumus, kas atbilst klientu vajadzībām vai noteiktos tirgos.

Pārprojektēšana identificē, analizē un pārveido organizācijas galvenos biznesa procesus ar mērķi panākt dramatiskus uzlabojumus tādos kritiskos veiktspējas rādītājos kā izmaksas, kvalitāte, pakalpojums un ātrums.

Informācijas tehnoloģija tiek uzskatīta par iespēju radīt jaunus organizācijas un sadarbības veidus, nevis atbalstīt esošās biznesa funkcijas.

Procesa atkārtotā inženierija savu pastāvēšanu nosaka dažādās disciplīnās, un var identificēt četras galvenās jomas, kuras var mainīt: organizācija, tehnoloģija, stratēģija un cilvēki. Procesa skats tiek izmantots kā kopēja sistēma, lai apsvērtu šīs jomas.

Veidi

Ir trīs dažādu veidu procesu pārveidošana, ko var sākt jebkurš bizness:

Pārbūve izmaksu uzlabošanai

Šāda veida atkārtota inženierija var novest pie tā, ka uzņēmums ārkārtīgi samazina izmaksas, kas nav kritiskas, vai nu radikāli mainot šos procesus, vai pat pilnībā tos novēršot.

Tas pārsniedz to, ko var sasniegt ar parastajiem centieniem samazināt izmaksas.

Pārprojektēšana, lai būtu konkurētspējīgāka

Ar šāda veida atkārtotas inženierijas piepūli tā cenšas iedziļināties galvenajos biznesā ražotajos procesos.

Paredzēts, ka tas kļūs par labāko savā klasē pasaules klases līmenī, vienlaikus panākot konkurences līdzvērtību ar uzņēmumiem, kas iepriekš izstrādāja noteikumus un izstrādāja nozares standartus.

Pārprojektēšana radikālam jauninājumu punktam

Šāda veida inženierzinātņu mērķis ir atrast un ieviest radikālus inovāciju punktus, mainīt spēkā esošos noteikumus un izveidot jaunu labāko klases definīciju visiem uzņēmumiem, kuri cenšas par tiem kļūt.

Modeļi

ADKAR modelis

Modelis koncentrējas uz izmaiņu elementu cilvēkiem, it īpaši uz to, kā nodrošināt, ka iesaistītie darbinieki atbalsta pārmaiņas un tic tām.

Pēc šīs darbības veikšanas modelis pāriet uz biznesa dimensiju, koncentrējoties uz vajadzību identificēt izmaiņas, mērķus, kuri jāsasniedz, kā šie mērķi tiks sasniegti, un laika grafiku, kurā tie tiks izpildīti.

Lai veiksmīgi īstenotu izmaiņu stratēģiju, ir rūpīgi jārūpējas gan par biznesa, gan personisko aspektu. Darbinieku atbalsta nodrošināšanai ir pieci galvenie soļi.

Izpratne

Darbiniekiem precīzi jāzina, kādas izmaiņas notiek un kāpēc tās ir vajadzīgas. Ja darbinieki nezina šīs lietas, viņi var zaudēt motivāciju un virzību stratēģijas ietvaros.

Vadībai ir izšķiroša loma, nodrošinot, ka darbinieki pilnībā pārzina visus pārmaiņu procesa elementus.

Vēlēšanās

Atbalstam pārmaiņu stratēģijai vajadzētu būt dabiskam no darbinieku puses. Tā vietā, lai piespiestu darbiniekus veikt pārmaiņas, viņu iesaistīšana projekta redzējumā un attīstībā nodrošinās viņu atbalstu gala rezultātam.

Zināšanas

Inženierzinātne, iespējams, radīs izmaiņas darbinieku ikdienas ieradumos un prasmēs, kā arī vispārējas izmaiņas organizācijā.

Šī iemesla dēļ darbinieki ir pilnībā jāatbalsta, lai viņi apgūtu un attīstītu šīs prasmes.

Prasme

Šīs zināšanas ir jāattīsta, bet tas var notikt tikai tad, ja indivīdiem ir nepieciešamās prasmes.

Pastiprināšana

Pēc izmaiņām ir jāpastiprina pārmaiņu process un ieguvumi indivīdiem, kuri maina savas metodes. Tas nodrošina, ka darbinieki pretojas kārdinājumam atgriezties pie vecajiem ieradumiem.

Tiltu pārejas modelis

Modeļa galvenā priekšrocība ir tā, ka tas koncentrējas uz pāreju, nevis uz izmaiņām. Atšķirība starp tām ir neliela, taču svarīga.

Pārmaiņas ir kaut kas tāds, kas notiek ar cilvēkiem, pat ja viņi tam nepiekrīt. No otras puses, pāreja ir tas, kas notiek cilvēku prātos, mainoties tiem.

Pārmaiņas var notikt ļoti ātri, savukārt pāreja parasti notiek lēnāk.

Modelis izceļ trīs pārejas posmus, kurus cilvēki iziet, piedzīvojot pārmaiņas. Šie ir:

- Izbeigšana, zaudēšana un atlaišana.

- neitrāla zona.

- Jauns sākums.

Bridges saka, ka cilvēki katru posmu iziet savā tempā. Piemēram, tie, kuri ir apmierināti ar pārmaiņām, iespējams, ātri pāries uz trešo posmu, bet citi paliks pirmajā vai otrajā posmā.

Fāzes

Biznesa procesa atkārtota inženierija nav viegls uzdevums. Ja katra fāze nav veiksmīgi pabeigta, izmaiņu mēģinājumi var neizdoties.

Nosakiet un paziņojiet pārmaiņu nepieciešamību

Jāveic izmeklēšana. Kādi procesi varētu nedarboties? Vai konkurence dažos aspektos ir labāka vai sliktāka nekā uzņēmums?

Pēc tam, kad visa informācija ir pieejama, ir jāizstrādā ļoti pilnīgs plāns, piedaloties dažādu nodaļu vadītājiem.

Vadībai būs jāuzņemas pārdevēja loma. Jums būs jāpasaka lielais pārmaiņu redzējums un jāparāda, kā tās pozitīvi ietekmēs pat viszemāk kvalificētos darbiniekus.

Salieciet ekspertu komandu

Tāpat kā jebkura cita projekta gadījumā, procesa pārprojektēšanai nepieciešama augsti apmācītu un motivētu cilvēku komanda, kas veiks nepieciešamās darbības. Vairumā gadījumu komandu veido:

Vecākais menedžeris

Kad runa ir par nozīmīgu izmaiņu veikšanu, jums ir nepieciešama tāda personas uzraudzība, kas var pieņemt lēmumus un ar kuru tieši sazināties.

dūdot

Būs vajadzīgs kāds, kurš zina procesa sarežģījumus. Tajā iejaucas operāciju vadītājs, kurš ir strādājis ar procesiem un spējis dot savas plašās zināšanas.

Inženiertehniskie eksperti

Būs nepieciešami īstie inženieri. Inženiertehniskajiem procesiem var būt nepieciešama ekspertīze vairākās dažādās jomās, sākot no IT līdz ražošanai.

Atrodiet neefektīvus procesus un definējiet galvenos darbības rādītājus (KPI)

Jādefinē pareizie KPI. KPI parasti mainās atkarībā no optimizētā procesa.

Tad procesi jāievēro individuāli. Vienkāršākais veids, kā to izdarīt, ir kartēt biznesa procesus.

Tas ir daudz vieglāk, ja jums viss ir rakstīts soli pa solim. Šeit noder operētājsistēmas vadītājs, jo tas atvieglo procesu definēšanu un analīzi.

Visvienkāršākais veids, kā strādāt ar procesiem, ir caur diagrammām. Paņemiet zīmuli un papīru un soli pa solim pierakstiet procesus.

Ja jums ir vairāk zināšanu par tehnoloģiju, programmatūras izmantošana procesu analīzei var visu padarīt daudz vienkāršāku.

Pārveidojiet procesus un salīdziniet KPI

Šobrīd nav ko piebilst. Tagad ir jādara teorijas praksē un jāraugās, kā tiek uzturēti KPI.

Ja KPI parāda, ka jaunais risinājums darbojas labāk, varat sākt lēnām mērogot risinājumu, liekot to darboties arvien vairāk biznesa procesu.

Piemēri

Ford Motors

Astoņdesmitajos gados Amerikas autoindustrija piedzīvoja lejupslīdi. Cenšoties samazināt izmaksas, Ford nolēma rūpīgi analizēt dažu savu departamentu biznesa procesus, mēģinot atrast neefektīvus procesus.

Viņi pamanīja, ka grāmatvedības nodaļā strādā vairāk nekā 500 cilvēku. Salīdzinājumam - tajā konkurentā Mazda tajā pašā nodaļā strādāja apmēram 100 cilvēku.

Neskatoties uz to, ka Ford bija lielāks uzņēmums, tas izvirzīja izmērāmu mērķi - samazināt darbinieku skaitu šajā departamentā līdz tikai 200 cilvēkiem.

Viņi uzsāka procesa atjaunošanas iniciatīvu, lai noskaidrotu, kāpēc departamentā ir tik daudz darbinieku. Viņi analizēja pašreizējo sistēmu un secināja, ka tā darbojas šādi:

- Kad iepirkumu nodaļa izrakstīja pirkuma pasūtījumu, tā nosūtīja kopiju rēķinu nodaļai.

- Pēc tam materiālu kontroles nodaļa saņēma preces un nosūtīja dokumenta kopiju, kas saistīts ar maksājamiem parādiem.

- Tajā pašā laikā piegādātājs nosūtīja kvīti par piegādātajām precēm uz maksājamo rēķinu.

Pilnīgi jauns process

Norēķinu ierēdnim bija jāsakrīt ar trim rīkojumiem, un, tos saskaņojot, viņš manuāli izdeva maksājumu. Šis process nodaļā prasīja daudz darbaspēka.

Tā vietā, lai veiktu nelielas izmaiņas, Ford izstrādāja pilnīgi jaunu procesu. Informācijas tehnoloģijai bija nozīmīga loma šajā jaunajā procesā.

Viņi izstrādāja datu bāzi, uz kuru tika nosūtīts paziņojums, kad iepirkumu nodaļa bija veikusi pasūtījumu.

Kad materiāli tika piegādāti, noliktavas darbinieks tos ievadīja datorā. Tādā veidā viņš varēja nekavējoties pārbaudīt, vai piegādātie materiāli ir kārtībā, lai vēlāk par tiem tiktu samaksāts automātiski.

Tādā veidā tika pilnībā izslēgta norēķinu kancelejas darbinieku prasība saskaņot pasūtījumus, samazinot lietvedības darbinieku skaitu par 75%.

Taco zvans

Taco Bell atjaunoja savu biznesu, vairāk koncentrējoties uz servisa aspektu un centralizējot ražošanas apgabalu.

Izveidojot programmu K-Minus, gaļa, kukurūza, pupas, salāti, siers un tomāti viņu restorāniem tagad tika pagatavoti ārpus restorāna. Restorānos šīs sagatavotās sastāvdaļas tika saliktas tikai pēc klienta pieprasījuma.

Daži no šī jaunā darba veida panākumiem bija paaugstināta darbinieku motivācija, labāka kvalitātes kontrole, mazāk negadījumu, lielāki ietaupījumi un vairāk laika, lai pievērstos klientu apkalpošanai.

Priekšrocības un trūkumi

-Priekšrocība

Samaziniet izmaksas un velosipēdu laiku

Procesa atkārtota izstrāde samazina izmaksas un cikla ilgumu, novēršot neproduktīvās darbības un darbiniekus, kuri tās veic.

Komandas reorganizācija samazina vajadzību pēc dažādiem vadības līmeņiem, paātrina informācijas plūsmu, novērš kļūdas un pārstrukturēšanu, ko rada vairākkārtēja pārsūtīšana.

Uzlabojiet kvalitāti

Procesa atkārtota izstrāde uzlabo kvalitāti, samazinot darba sadrumstalotību un nodrošinot skaidru procesu īpašumtiesības.

Darbinieki uzņemas atbildību par ražošanu un var izmērīt savu sniegumu, pamatojoties uz ātru atgriezenisko saiti.

Palieliniet produktivitāti

Procesa atkārtotas inženierijas mērķis ir novecojušu procesu modernizēšana un bieži dod laiku taupošus rezultātus. Piemēram, organizācija var atklāt, ka noteiktu procesu četru vietā var veikt divi darbinieki.

Orientācija uz klientu

Pārejot no uz uzdevumiem orientēta uz procesu orientēta, galvenā uzmanība tiek pievērsta klientam. Tam ir priekšrocība, ka visi neatbilstošie procesi ātri nonāk priekšplānā, pēc tam tos var viegli noņemt vai pārveidot.

Uzlabot konkurences stāvokli

Parasti organizācijas veiktās izmaiņas tiek pamanītas tikai pakāpeniski. Tomēr, lai saglabātu konkurētspēju un apmierinātu klientu vajadzības, jums jārīkojas atbilstoši.

Ar procesa pārveidošanu radikālas izmaiņas tiek ieviestas salīdzinoši īsā laika posmā.

-Trūkumi

Personāla pielāgošana

Daži darbinieki, iespējams, nepielāgojas izmaiņām, un jaunie vadītāji var justies satriekti. Citi darbinieki noveco, ja procesa pārskatīšanas laikā viņu galvenā loma tiek atcelta.

Ja darbinieks pirmdienas rītā dzird, ka ir mainīts viss viņu darba apraksts, tas varētu šķist satraucoši.

Tāpēc ir ļoti svarīgi, lai par ieviestajām izmaiņām darbinieks tiktu labi informēts.

Nepieciešamas investīcijas

Procesa atkārtotai inženierijai parasti nepieciešami ieguldījumi, jo īpaši tehnoloģijās. Novecojušas metodes, piemēram, uzdevuma veikšana manuāli, tiek aizstātas ar datorprogrammām.

Programmas uzlabo efektivitāti un samazina kļūdas, taču uzņēmumam jāiegulda programmatūrā un apmācībā, kas ir dārga iespēja uzņēmumiem, kuri vēlas nekavējoties samazināt izdevumus.

Atsauces

1. Wikipedia, bezmaksas enciklopēdija (2019). Biznesa procesu pārprojektēšana. Iegūts no: en.wikipedia.org.
2. Sonija Pīrsone (2019). Biznesa procesu atkārtota izstrāde (BPR): definīcija, soļi, piemēri. Tallyfy. Iegūts no: tallyfy.com.
3. Janse (2018). Biznesa procesu atkārtota izstrāde (BPR). ToolsHero: ņemts no: toolshero.com.
4. Katayoun Atefi (1997). Biznesa procesu atkārtotas inženierijas formālie modeļi dizaina un dizaina validēšanai. Paņemts no: eil.utoronto.ca.
5. Gudrs ISM (2019). Padariet savu uzņēmumu konkurētspējīgāku ar biznesa procesu atkārtotu izstrādi (BPR). Paņemts no: cleverism.com.
6. Uzņēmuma organizācija (2017). Inženierzinātnes veidi. Paņemts no: organizacionempresa.xyz.
7. Uzņēmējdarbības jurgi (2019). Biznesa procesu inženierija. Iegūts no: businessjargons.com.
8. Anna Assad (2017). BPR trūkumi un priekšrocības. Bizfluent. Paņemts no: bizfluent.com.