KĀDS IR DOKUMENTU DZĪVES CIKLS? - KULTŪRAS VĀRDNĪCA - 2025

Dokumentu dzīves cikls sastāv no vairākiem posmiem, caur kuriem fails tiek nodots visā tā derīguma laikā. Šīs fāzes svārstās no dokumenta izveidošanas līdz tā visiem lietojumiem un modifikācijām līdz brīdim, kad tos iznīcina vai neatgriezeniski arhivē.

Dokumentu dzīves cikla koncepcija tika radīta Amerikas Savienotajās Valstīs pēc Otrā pasaules kara. Tas bija saistīts ar nepieciešamību atrast piemērotu veidu, kā apstrādāt lielu skaitu uzkrāto failu.

Attēla avots: Wikimedia.org.

Katra disciplīna dokumentu dzīves ciklu uztver atšķirīgi, ņemot vērā tā fokusu un arhīva raksturu. Piemēram, juridiska dokumenta dzīves ciklam var būt atšķirīgi posmi nekā akadēmiskajam dokumentam.

Katrā ziņā ir atšķirīgi apsvērumi par to, cik ilgi dokuments jāuzglabā, kā tas jāuzglabā vai kādai jābūt tā pareizai izmantošanai. Līdzīgi ir arī atšķirīgas pieejas tās dzīves cikla posmiem.

Piemēram, var būt dokumenti, kuru vecumam nav nozīmes uzņēmumam vai valdības iestādei. Tomēr šiem pašiem arhīviem var būt liela muzeja vēsturiskā vērtība.

Vēl viena būtiska atšķirība ir tā, kas pastāv starp analogiem un digitāliem dokumentiem. Lai arī nozīme ir dokumentu saturam, digitālo failu esamība norāda uz to apstrādes un dzīves cikla posmu īpatnībām.

Trīs dokumentu laikmeti

Attēls: slīdplayer

1972. gadā vēsturnieks Carlos Wyffels ierosināja Triju laikmetu teoriju. Saskaņā ar to dokumenti ir objekti, kuriem ir būtisks process, kura laikā to lietojumi tiek pārveidoti.

Parasti dokumenti tiek intensīvi izmantoti tūlīt pēc to izveidošanas un uz noteiktu laiku. Tomēr laika gaitā šī izmantošana tiek samazināta līdz brīdim, kad tā tiek pilnībā pārtraukta, jo tie tiek arhivēti vai iznīcināti.

Saskaņā ar Wyffels teikto, šis cikls, kurā notiek visi dokumenti, ir sadalīts trīs vecumos: administratīvais vai aktīvais vecums, vidējais vai daļēji aktīvais vecums un neaktīvais vai vēsturiskais vecums.

Administratīvais vai aktīvais vecums (pārvaldības fails)

Norāda uz aktīvo dokumenta periodu. Tas sākas tā izveidošanas brīdī un iziet dažādos posmos, kad ar to bieži tiek konsultēts, nodots un koplietots.

Piemēram, komunālo pakalpojumu rēķins sākas pēc tā ģenerēšanas. Pēc tam pārvietojieties ierobežotu laiku - kamēr pastnieks to piegādā vai pa e-pastu nosūta, veicot pārbaudi un maksājot.

Vidējs vai daļēji aktīvs vecums (centrālais fails)

Tas ir periods, kurā dokuments ir zaudējis lietderību, par kuru tas tika izveidots. Tāpēc tas nav tik aktīvs lietošanā kā administratīvajā vecumā. Tomēr tas ir saglabāts un ar to var reti iepazīties.

Piemēram, komunālo pakalpojumu rēķina vidējais vecums sākas tad, kad pēc tā samaksas tas tiek ievietots mapē. Ļoti iespējams, ka ar to vairs nekad nekonsultēsies, tomēr, ja rodas bažas, tas tiek glabāts lietas materiālos.

Dokumentu daļēji aktīvais darbības laiks var būt mainīgs atkarībā no dokumenta veida un konteksta. Piemēram, juridiskam dokumentam var būt ilgāks darbības laiks nekā komunālo pakalpojumu rēķinam.

Neaktīvais vecums vai vēsturiskais vecums (vēstures arhīvs)

Attiecas uz pēdējo arhīvu periodu. Tomēr ne visiem failiem ir vienāds adresāts. Atkarībā no to rakstura tos var padarīt vēsturiskus vai iznīcināt.

Vēstures arhīvi ir tie, kuriem ir kultūras vai pētniecības vērtība. Tāpēc šajā posmā tiek meklētas konservēšanas metodes, lai pēc iespējas pilnīgāk tās saglabātu.

Dokumentu dzīves cikla posmi

Triju laikmetu teorija vispārīgi nosaka pamatfāzes, kuras iziet visi dokumenti. Tomēr ir arī citi specifiskāki posmi, kas nosaka dokumentu lietderību un apstrādi.

Posmi, kādos iziet dokuments, ir atkarīgi no tā vērtības, izmantošanas un konteksta. Saskaņā ar šiem raksturlielumiem tiek noteikts, kurās fāzēs tas jāiziet, un kādi ir tehniskie un administratīvie noteikumi katram no tiem.

Šie ir daži no galvenajiem posmiem, kuriem dokuments iziet visa tā derīguma termiņa laikā:

1-izveidošana: sastāv no dokumenta izveidošanas drukātā vai digitālā formātā.

2 krātuve: atbilstoši formātā, kādā dokuments ir izveidots, tas tiek glabāts fiziski vai digitāli. Dažos gadījumos tiek ņemts vērā arī digitalizācijas posms, kad tas ir procesa daļa.

3 kategorizēšana: attiecas uz dokumentu kārtošanu, klasifikāciju vai indeksēšanu atbilstoši katrā kontekstā noteiktajiem parametriem.

4 pārsūtīšana: attiecas uz dokumenta nosūtīšanu un / vai piegādi atbilstoši tā īpašībām. Pašlaik tas var attiekties uz piegādi pa fizisko pastu vai piegādi pa e-pastu atkarībā no gadījuma.

5 izplatīšana: šis posms attiecas uz dokumentiem, kas ir sabiedriski lietoti vai nepieciešami, tāpēc pēc izveidošanas tie ir jāatklāj noteiktai cilvēku grupai.

6 sadarbība: pašlaik failus var sakārtot kopīgai lietošanai un rediģēšanai. Šis posms ir parādījies nesen, un tiek domāts tikai digitālajiem dokumentiem.

7-konsultācija: attiecas uz to posmu, kurā dokumenti tiek sakārtoti ar nolūku ar tiem iepazīties. Šajā procesā drošības un / vai piekļuves noteikumi ir ļoti svarīgi, atkarībā no sabiedrības, kurai tiek paredzēts piekļūt informācijai.

8-Arhivēšana vai iznīcināšana: tas ir visu dokumentu dzīves cikla pēdējais posms. Tas atbilst brīdim, kurā tiek nolemts, vai tam ir pietiekama vēsturiskā vērtība saglabāšanai vai, tieši pretēji, tas tiek iznīcināts.

Nozīmē

1. Darmutas koledža. (SF). Dokumentu dzīves cikls: definīcijas, atbalsta tehnoloģijas un lietojumprogrammas. Atgūts no: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Dokumentu dzīves cikls: 3 laikmetu teorija. Atgūts no: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Kas ir elektronisko dokumentu pārvaldības dzīves cikls? Atgūts no: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Dokumenta dzīves cikls. Atgūts no: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Dokumentu dzīves cikls - Spānijas arhīva sistēma. Atgūts no: normadat.es.