ADMINISTRATĪVĀ KONTROLE: KONTROLES SISTĒMAS, MĒRĶI, PIEMĒRI - DUDAS - 2025

Administratīvā kontrole tiek definēta kā process, kurā vadītāji ietekmēt citus biedrus organizācijas īstenot stratēģijas. Tas tiek izpildīts, pamatojoties uz vadītāju saņemto informāciju.

Tas nodarbojas ar koordināciju, resursu sadali, motivāciju un veiktspējas mērīšanu. Vadības kontroles prakse un vadības kontroles sistēmu projektēšana ir balstīta uz vairākām akadēmiskām disciplīnām.

Avots: pixabay.com

Administratīvā kontrole ietver plašu mērīšanu. Tāpēc tas ir saistīts un prasa grāmatvedības, jo īpaši vadības grāmatvedības, ieguldījumu. Otrkārt, tas ietver lēmumus par resursu piešķiršanu. Tāpēc tas ir saistīts un prasa no ekonomikas, it īpaši no vadības ekonomikas, ieguldījumu.

Treškārt, tas ietver komunikāciju un darba motivāciju. Tas nozīmē, ka tas ir saistīts un prasa ieguldījumu no sociālās psiholoģijas, it īpaši no organizatoriskās uzvedības.

Slikta kontrole uzņēmējdarbībā rada būtiskus draudus, piemēram, neefektīvu resursu izmantošanu, apstrādes kļūdas, samazinātu rentabilitāti, normatīvo aktu trūkumu un darbinieku zādzības vai piesavināšanos.

Plānošana un kontrole

Starp plānošanu un kontroli ir cieša saikne. Plānošana ir process, kura laikā tiek noteikti organizācijas mērķi un mērķu sasniegšanas metodes. Kontrole ir process, kas mēra un virza faktisko sniegumu pret plānotajiem organizācijas mērķiem.

Kad ir izstrādātas stratēģijas un sastādīti plāni, vadības galvenais uzdevums ir veikt pasākumus, lai nodrošinātu šo plānu izpildi vai, ja apstākļi to prasa, plānu mainīšanu.

Administratīvā kontrole ir viena no vadības funkcijām, tāpat kā plānošana, organizēšana, uzraudzība un virzība.

Tā ir svarīga funkcija, jo tā palīdz pārbaudīt kļūdas un veikt koriģējošus pasākumus, lai samazinātu novirzes no standartiem un vēlamajā veidā sasniegtu organizācijas noteiktos mērķus.

Administratīvo kontroli var definēt kā sistēmas funkciju, kas vajadzības gadījumā pielāgo darbības, lai sasniegtu plānu vai saglabātu sistēmas mērķu izmaiņas pieļaujamās robežās.

Administratīvās kontroles sistēmas

Tās ir sistēmas, kas savāc un izmanto informāciju, lai īstenoto vadības stratēģiju rezultātā novērtētu dažādu biznesa resursu, piemēram, cilvēku, fiziskā, finanšu un organizācijas, darbību kopumā.

Tāpēc tās ir oficiālu procedūru kopums, kas nepieciešams administratīvai un ekonomiskai efektivitātei. Vadītāji to izmanto, lai saglabātu vai mainītu standartus organizācijas darbībās.

Tā kā tā ir neatņemama visas uzņēmuma kontroles sistēmas sastāvdaļa, tās mērķis ir garantēt pilnīgu un savlaicīgu vadības plānu un politikas ieviešanu.

Tajos var ietilpt viss, sākot no piegādes pasūtīšanas un beidzot ar aktīvu plānošanu, darbu piešķiršanu vai krājumu pārvaldību.

Pārvaldības kontroles sistēma ir veids, kā vadītāji var dokumentēt savas organizācijas stratēģijas vai politikas. Tāpat tas ir veids, kā novērtēt iekšējo korporatīvo procesu darbību, salīdzinot tos ar deklarētajiem mērķiem un politikām.

Biznesa rīks

Pārvaldības kontroles sistēma ir biznesa rīks, kas var dot norādi par to, cik labi organizācija darbojas atbilstoši tās mērķiem.

Tomēr administratīvā kontrole ir tikai viens no instrumentiem, ko vadītāji izmanto vēlamo stratēģiju ieviešanai.

Stratēģijas tiek īstenotas ne tikai ar administratīvās kontroles palīdzību, bet arī ar organizācijas struktūru, cilvēkresursu vadību un organizācijas kultūru.

Komponenti

Administratīvās kontroles sistēma ir rīks, kas palīdz vadībai virzīt organizāciju uz tās stratēģisko mērķu un konkurences priekšrocību sasniegšanu. Parasti saprot, ka tam ir trīs sastāvdaļas:

- Standartu noteikšana.

- Faktiskā veiktspējas mērīšana atbilstoši šiem standartiem.

- koriģējošu pasākumu veikšana, lai novērstu novirzes no noteikumiem un plāniem.

Grūtības

Uzņēmumos administratīvās kontroles sistēmas ieskauj divas kopīgas grūtības.

- Spēja atpazīt jomas, kurās nepieciešama lielāka kontrole.

- Spēja atpazīt, kad esošās vadības ierīces ir neefektīvas vai kļūdainas.

mērķus

Administratīvās kontroles mērķi attiecas uz finanšu informācijas ticamību, savlaicīgu atgriezenisko saiti par darbības vai stratēģisko mērķu sasniegšanu un atbilstību likumiem un noteikumiem.

Kļūdu atklāšana

Pārkāpumi uzņēmuma vadībā var apdraudēt uzņēmuma vispārējo mērķu sasniegšanu, liekot tam zaudēt vietu konkurencē un kamēr netiek apdraudēta tā izdzīvošana.

Tāpēc kļūst svarīgi ātri atklāt novirzes. Tādā pašā veidā var identificēt dažādas shēmas un apgabalus, kurus, kaut arī tos neietekmē anomālijas vai nopietnas kļūmes, tomēr varētu optimizēt uzņēmuma vispārējai labklājībai.

Parādiet, ka viss darbojas pareizi

Administratīvā kontrole pārbauda, ​​vai viss darbojas labi un vai tiek sasniegti gan ierosinātie mērķi, gan administratīvajā līmenī noteiktie līmeņi attiecībā uz peļņu, pārdošanu, drošību utt. Bez būtiskām izmaiņām.

Tādā veidā uzņēmums kļūst drošāks, tā standarti un operatīvo lēmumu pieņemšanas procesi ir stabilāki.

Rīkojieties, kad nepieciešams

Situācijas noteikšana nav ļoti noderīga, ja netiek veiktas īpašas darbības, lai novirzītu negatīvu apstākli, pateicoties detalizētai un konkrētai informācijai, ko sniedz administratīvā kontrole.

Komunicējiet un motivējiet darbiniekus

Precīzas zināšanas par uzņēmuma stāvokli, ieskaitot kļūdas, problēmas un pareizi apstrādātos aspektus, veicina labāku saziņu ar darbiniekiem, motivējot viņus garantēt, ka tiek uzlaboti nepieciešamie aspekti vai tiek ievērota pareizā līnija.

Īstenojiet preventīvos pasākumus

Īpašu problēmu priekšlaicīga diagnosticēšana, kuras atklāj administratīvā kontrole, koriģējošās darbības padara nevajadzīgas, jo tās aizstāj tikai ar profilaktiskām darbībām.

Priekšrocība

Vadības kontroles lielākā priekšrocība ir tā, ka tā izveido virzības un kontroles ciklu biznesa vadībai. Lēmumu pieņemšana tiek pilnveidota, jo iesaistīts mazāk cilvēku.

Tas palīdz vadītājiem izmērīt faktisko sniegumu un ir ceļvedis mērķu sasniegšanā.

Palīdz decentralizēt

Mūsdienu tendence biznesa organizācijās ir vērsta uz decentralizāciju, kurai nepieciešama kontroles sistēma.

Decentralizējot, lēmējvaras ir izkliedētas visā organizācijā.

Vadībai ir jātur kontrole savās rokās, lai redzētu, vai autoritāte tiek izmantota pareizi. Bez pienācīgas administratīvās kontroles decentralizācija nevar būt veiksmīga.

Palīdz ar koordināciju

Mūsdienu uzņēmumu lielums palielinās. Tajos tiek nodarbināts liels kapitāla daudzums un liels skaits cilvēku.

Tas rada pareizas kontroles problēmu, jo ir daudz nodaļu, kas ražo un izplata dažādus produktus. Viņu darbību koordinēšanai ir nepieciešama kontroles sistēma.

Vienkāršojiet uzraudzību

Vienkāršojiet uzraudzību, norādot uz būtiskām novirzēm. Uztur darbiniekus kontrolē.

Laba vadības sistēma ļoti ātri atklāj vājās vietas. Tas palīdz paplašināt kontroles jomu visos līmeņos.

Palieliniet motivāciju

Kontroles paņēmieni rada kārtības un disciplīnas atmosfēru organizācijā, atrodot novirzes un nosakot faktorus, kas par tiem ir atbildīgi.

Tas palielina darbinieku motivāciju, jo viņi zina darbu, par kuru viņi ir atbildīgi.

Trūkumi

Administratīvās kontroles trūkums ir tas, ka tas var mazināt radošumu un jauninājumus, padarot uzņēmumu standartizētāku un mazāk elastīgu.

Organizācijas, kurām ir stingra administratīvā kontrole, bieži ir mazāk spējīgas pielāgoties izmaiņām tirgū, savā nozarē vai tiesiskajā vidē, jo ir ierobežotas iespējamo ideju un plānu iespējas.

Grūtības noteikt kvantitatīvos standartus

Administratīvā kontrole zaudē savu efektivitāti, ja darbības standartu nevar noteikt kvantitatīvā izteiksmē.

Ir ļoti grūti noteikt kvantitatīvus standartus cilvēku uzvedībai, efektivitātes līmenim, apmierinātībai ar darbu, darbinieku motivācijai utt. Šādos gadījumos lēmumu pieņem vadītājs.

Nevar kontrolēt ārējos faktorus

Uzņēmums nevar kontrolēt tādus ārējos faktorus kā valdības politika, tehnoloģiskās izmaiņas, izmaiņas modē, izmaiņas konkurences politikā utt.

Darbinieku pretestība

Vietējie darbinieki var justies nenovērtēti un neapmierināti, jo viņiem nav atļauts prezentēt savas idejas. Darbiniekiem šķiet, ka kontrole samazina viņu rīcības brīvību. Tas var izraisīt lielu darbinieku mainību.

Darbinieki bieži pretojas kontrolei. Tā rezultātā tā efektivitāte tiek samazināta.

Dārga lieta

Organizācijām ir jāpavada daudz laika un naudas, lai uzstādītu administratīvās kontroles sistēmu.

Ieguvumiem jābūt lielākiem par saistītajām izmaksām, tad efektīva būs tikai kontrole, pretējā gadījumā tā novedīs pie neefektivitātes.

Svarīgums

Bez administratīvas kontroles pārvaldības process ir nepilnīgs. Uzņēmumos kontroles nepieciešamība rodas vairāku faktoru dēļ:

- Lielajās organizācijās ir grūti noteikt pilnīgi precīzus darbības standartus. No otras puses, vadītājam ir vajadzīga visa veida savlaicīga informācija, kas ne vienmēr ir pieejama. Lai novērtētu standartu precizitāti, nepieciešama kontrole.

- Darbiniekiem tiek uzticētas lielas naudas summas un vērtīgi resursi. Tomēr, ja nav kontroles, darbinieki var padoties kārdinājumiem. Efektīva kontroles sistēma palīdz mazināt negodprātīgu darbinieku izturēšanos.

- Ja nav kontroles, darbinieki var atpūsties cenšoties, un viņu sniegums var nokrist zem normas.

Izmantojot kontroli, tiek nodrošināts, ka organizācijas resursi tiek iegūti un efektīvi izmantoti vēlamo mērķu sasniegšanai. Administratīvā kontrole piedāvā šādas priekšrocības:

Politikas pārbaude

Tas ļauj vadībai pārbaudīt dažādu plānu kvalitāti. Tādējādi tas var atklāt, kuri plāni ir jāpārveido vai kuri mērķi ir jāmaina.

Vides pārmaiņas sākotnējos plānus var padarīt nederīgus vai nepilnīgus. Kontrole palīdz pārskatīt un atjaunināt plānus.

Vadītāja atbildība

Pat tad, kad vadītājs norīko dažas darbības un deleģē pilnvaras saviem padotajiem, viņš joprojām ir atbildīgs par gala izpildījumu.

Tāpēc vadītājam jāpārbauda savu padoto sniegums, lai pārliecinātos, ka viņi deleģēto iestādi izmanto vēlamajā veidā.

Administratīvā kontrole ļauj vadītājiem izpildīt savus pienākumus un vienlaikus deleģēt pilnvaras.

Motivētājs

Iedvesmojiet darbiniekus smagi strādāt un labāk darboties. Kad viņi uzzinās, ka viņu sniegums tiek novērtēts un viņu atalgojums ir saistīts ar šo novērtējumu, viņi centīsies dot visu iespējamo.

Efektivitāte

Kontrole veicina darbību efektivitāti, koncentrējoties uz mērķu sasniegšanu. Tāpēc tas ļauj vadītājiem atklāt un labot kļūdas, pirms tās kļūst nopietnas, palīdzot samazināt atkritumu daudzumu un zaudējumus.

Piemēri

Administratīvā kontrole ir jebkurš process, prakse, politika, rīks, mērījums vai sistēma, kas tiek ieviesta, lai vadība varētu virzīt organizācijas resursus. Šie ir ilustratīvi piemēri:

Prasību kontrole

Formāli dokumentējiet plānus kā prasības un pārvaldiet šo plānu izmaiņas.

Finanšu kontrole

Finanšu kontrole, piemēram, budžeta izstrādes, uzraudzības un uzskaites prakse.

Veiktspējas uzraudzība

Process, kurā tiek panākta vienošanās ar darbiniekiem par mērķu kopumu un novērtēta veiktspēja attiecībā pret šiem mērķiem.

Uzraudzība

Darbinieku darba izpildes uzraudzība, lai uzlabotu produktivitāti, efektivitāti un darba kvalitāti.

Mainīt kontroli

Organizācijas izmaiņu iesniegšanas, novērtēšanas, apstiprināšanas, prioritātes noteikšanas, ieviešanas, paziņošanas un pārskatīšanas process.

Drošības kontrole

Īstenojiet drošības pasākumus un pretpasākumus, lai izvairītos no riskiem cilvēkiem, īpašumiem un informācijai.

Atbilstības pārbaudes

Procesu, procedūru, sistēmu, kontroles, mērījumu un ziņojumu ieviešana, lai ievērotu likumus, noteikumus, standartus un iekšējo politiku.

Benchmarking

Tas ir nepārtraukts uzņēmuma darbības rezultātu salīdzināšanas process ar pašreizējo nozari, konkurenci vai labāko praksi.

Pastāvīgu uzlabošanu

Tas ir atkārtots lietu mērīšanas, uzlabošanas un atkārtotas mērīšanas process.

QA

Pārliecinieties, ka rezultāti atbilst specifikācijai. Piemēram, ieviesiet procesu, lai pārbaudītu produktus ražošanas līnijā.

Kvalitātes garantija

Tas ir nākotnes kvalitātes nepilnību novēršanas process. Piemēram, prakse izmeklēt visu kvalitātes kļūmju galveno cēloni, lai identificētu uzlabojumus.

Automatizācija

Arī uzlabojiet produktivitāti, efektivitāti un kvalitāti, aizstājot darbu ar automatizāciju.

Datu kontrole

Datu kontrole tādās jomās kā datu kvalitāte, datu senčs, drošība, integrācija un atbilstība.

Inventāra kontrole

Regulējiet krājumus un veiciet uzskaiti, lai izvairītos no deficīta vai pārmērīgas piegādes.

Aktīvu kontrole

Aktīvu, piemēram, iekārtu, infrastruktūras, mašīnu, programmatūras un intelektuālā īpašuma, kontrole.

Piemēram, aktīvu uzskaites sistēma ievieš atbilstošu nodalījumu no bažām par aktīviem.

Atsauces

1. Viss bizness (2019. gads). Kas ir administratīvās kontroles sistēma un kāpēc tās ir tik svarīgas? Iegūts no: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedia, bezmaksas enciklopēdija (2019). Vadības kontroles sistēma. Iegūts no: en.wikipedia.org.
3. Wikipedia, bezmaksas enciklopēdija (2019). Kontrole (vadība). Iegūts no: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). Vadības kontroles funkcija. MIT Sloan. Fotografēts no: sloanreview.mit.edu.
5. Uzņēmējdarbības vārdnīca (2019). Vadības kontrole. Iegūts no: biznesadictionary.com.
6. Džons Spaceijs (2015 Space) (2015). 21 Pārvaldības kontroles piemēri. Paņemts no: simplicable.com.
7. MBA zināšanu bāze (2019). Pārvaldības kontroles nozīme organizācijā. Paņemts no: mbaknol.com.
8. Smriti Čands (2019). 7 Organizācijas vadības kontroles priekšrocības. Jūsu rakstu bibliotēka. Iegūts no: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Kontroles nozīme un ierobežojumi. Jūsu rakstu bibliotēka. Iegūts no: yourarticlelibrary.com.