KĀDA IR VIESNĪCAS ORGANIZĀCIJAS SHĒMA? (UN TĀ FUNKCIJAS) - ĪJABS - 2025

Viesnīcas organizācijas shēma atspoguļo darba vietas, kas viesnīcai vajadzīgas, lai veiktu savus darba procesus, misiju, vīziju un vērtības. Katrai viesnīcai, neatkarīgi no tā, vai tā ir maza, vidēja vai liela, ir nepieciešama organizatoriska struktūra ikdienas operāciju veikšanai.

Organizācijas shēma tiek izmantota, lai palīdzētu sadalīt uzdevumus, precizēt katras nodaļas darbu un deleģēt pilnvaras departamentos un starp departamentiem. Tas ir noderīgi cilvēkiem, kuri strādā organizācijā, bet arī kandidātiem, jaunajiem darbiniekiem, investoriem, sadarbības partneriem un citiem.

Iepriekšminētā organizācijas shēma ir tipiska pieczvaigžņu viesnīcai, lai gan četrzvaigžņu viesnīcai var būt vienāds departamentu skaits vai vairāk. Zvaigžņu skaitu var samazināt vai paaugstināt neatkarīgi no departamentu skaita.

Piemēram, viesnīca "NY King" varētu saglabāt visus departamentus un paaugstināt to no 4 līdz 5 zvaigznēm. Vai otrādi; pazemināt no 5 līdz 4 zvaigznēm un saglabāt visas nodaļas.

Dzīvokļu skaits mainīsies atkarībā no viesnīcas piedāvātajiem pakalpojumiem. Luksusa viesnīcai - 5 zvaigznēm - var būt tūristu pakalpojumi klientiem, trenažieru zāle, peldbaseins, tenisa korti, SPA, diskotēka … Citā mazākā viesnīcā nebūs šo papildu pakalpojumu, un tāpēc tai nevajadzēs tik daudz darbinieku, samazinot departamenti.

Visizplatītākie augstie amati viesnīcā ir: menedžeris, mārketinga vadītājs, grāmatvedības menedžeris, personāla vadītājs, inženieru menedžeris, iepirkumu vadītājs, istabu vadītājs un restorāna vadītājs.

No šīm pozīcijām tiek ģenerēti citi, kas ir zemāki, kaut arī nav mazāk svarīgi, lai pildītu galveno viesnīcas funkciju; uzņem viesus, kas nodrošina visaugstāko iespējamo kvalitāti, atkarībā no katras viesnīcas zvaigžņu skaita.

Kurš ir atbildīgs par viesnīcas organizācijas shēmas sastādīšanu?

Parasti persona, kas uzņēmumā atbild par organizācijas shēmas izpildi, ir personāla direktors.

Papildus organizācijas shēmai jums būs jābūt labi definētiem darbiem “amata aprakstā”, lai katra darbinieka funkcijas būtu precīzi definētas. Tas būs svarīgi, lai pieņemtu darbā jaunus darbiniekus un lai katrs darbinieks zinātu, kas jādara.

No otras puses, ir viesnīcas, kas ir izmantojušas cilvēkresursu funkcijas, it īpaši mazākas viesnīcas, kas neietilpst viesnīcu ķēdēs.

Kopīgi darbi viesnīcā un to funkcijas

1- ģenerāldirektors / viesnīcas direktors

Tā ir vislielākā atbildība:

• Viņš ir atbildīgs par viesnīcas administrēšanu, kontroli un attīstību, pārliecinoties, ka visas pārējās departamenta teritorijas darbojas vislabākajā iespējamajā veidā.
• Nosakiet uzņēmuma politiku un mērķus, kas jāsasniedz.
• Pārliecinieties, vai katrs departaments sasniedz izvirzītos mērķus, nodrošinot izcilu pakalpojumu kvalitāti.
• Tas pārvalda cilvēkresursu pārvaldību, mārketingu, drošību, kvalitāti un visu vajadzīgo aspektu koordināciju viesnīcas pareizai darbībai.

2 - Pārdošanas vadītājs

Papildus citu galveno nodaļu papildināšanai tās galvenā funkcija ir veltīt sevi pārdošanai un reklāmai:

• Atrodiet klientus.
• Klāt uzņēmumā.
• Piedāvājiet pakalpojumus.
• Slēdziet darījumus ar klientiem.
• Izstrādāt reklāmas stratēģijas.
• Veiciniet viesnīcu pakalpojumus.
• Meklēt potenciālos klientus.
• Ziņot pārdošanas rezultātus grāmatvedības un finanšu departamentam.

Pārdošanas asistents

Šīs amata galvenais mērķis ir atbalstīt jūsu priekšnieka, priekšnieka un / vai pārdošanas vadītāja darbu, kontrolēt, klasificēt un pasūtīt veiktos pārdošanas darījumus, papildus rēķinu iekasēšanai, lai veiktu pienācīgu procesu administratīvā kārtībā.

Istabu departaments būs atbildīgs par rezervācijas pieprasījumu sagūstīšanu un klientu apkalpošanu šim nolūkam, kā arī par čeku un maksājumu kontroli par tiem.

Jums arī jāpārrauga, vai telpas ir tīras, cieši sadarbojoties ar reģistratūras darbiniekiem un saimniekiem.

Viņiem uzdots noteikt numuru pieejamību un pieņemt un apstiprināt atrunas.

Pārraugs vai rezervāciju vadītājs ir atbildīgs par departamenta labās darbības vadīšanu, un rezervācijas aģenti veic rezervāciju apmeklēšanas funkcijas ar visiem dažādiem līdzekļiem, kas ierodas (plašsaziņas līdzekļi, grupu rezervācijas, tiešsaistē, ekskursijas, operatori, utt.), pārvaldiet naudu no attiecīgajiem noguldījumiem un garantējiet veiktās atrunas.

Pārdošanas vadītājs

Tas ir viens no vissvarīgākajiem darbiem, jo ​​jūs esat atbildīgs par pārdevēju portfeli, kuram jums jāpasaka viņiem, ko darīt.

Viņš ir atbildīgs par to, ko dara katrs no saviem darbiniekiem, viņam jāzina visu kontu aprite un, ja ar viņiem rodas kādas problēmas, viņam par to jāuzņemas atbildība.

Jums ir jāsniedz detalizēts konta izrakstu indekss, jābūt iniciatīvai iegūt svarīgus kontus jūsu uzņēmumam.

Uzņēmuma veiksme vai neveiksme ir atkarīga no viņiem, tā ir ļoti sarežģīta pozīcija, kurai nepieciešama ārkārtēja apņemšanās un atbildība.

3- Pakalpojumu vadītājs

Viņš ir atbildīgs par apkalpošanas nodaļas uzraudzību:

• Kontroles izmaksas.
• Iegūstiet lojālu klientu loku.
• Veicināt labas attiecības starp darbiniekiem.
• Atrisiniet visu klientu pakalpojumu šaubas un bažas.
• Izpildiet pārdošanas mērķus.
• Rādiet piemēru, ievērojot ētikas standartus.
• Pārliecinieties, ka tiek piedāvāts augsts kvalitātes līmenis un bizness ir rentabls.

Administrācija un finanses

Tā ir svarīga pozīcija, jo tā kontrolē administratīvos jautājumus, tai jāvienojas ar ģenerāldirektoru par lietu sadali un jāinformē viņu par dažādiem posmiem un notikumiem, kas ar tiem saistīti.

Jums ir jāpārvalda finanšu resursi, budžeti, izdevumi, izdevumi un ieguldījumi sadarbībā ar uzņēmuma direktorātiem un struktūrvienībām.

Tas uzrauga finanšu resursu pārvaldību, koordinē valdības regulētos trestus, pārrauga ar personāla administrēšanu saistītos procesus.

Uzskata un uztur korporācijas materiālo resursu, aktīvu un vispārējo pakalpojumu piegādi un iegādi.

Biznesa stratēģijas

Kā norāda nosaukums, tas ir atbildīgs par stratēģiju un plānu izveidi, lai ieietu jaunos tirgos un palielinātu uzņēmuma stiprās puses, kā arī uzlabotu katra asociācijas vai organizācijas dalībnieka pieredzi un zināšanas.

Viņa galvenā funkcija ir vērsta uz tiešu atbildību par uzņēmuma pārdošanas darbībām, mārketinga vadību, veicināšanu un izplatīšanu, pārdošanas plānošanu, dažādu izplatīšanas organizēšanu.

Piešķiriet mērķus, kas jāievēro attiecībā uz pārdošanu, atbilstoši izstrādājumiem un jomām, izveidojiet stratēģiskus plānus, lai uzlabotu uzņēmuma panākumus, izpētiet klientus un vietas, kuras varētu būt piemērotas reklamēšanai.

Tas veicina komandas darba atmosfēru, veicinot atbildīgā personāla pārdošanas garu.

Analizējiet iespējamos problēmu cēloņus un klientu sūdzības.

Projektēšanas politika, lai noteiktu cenas un pārdošanas nosacījumus.

Izveidojiet plānus, kā palielināt jūsu nodaļas cilvēku apmācību.

Tas ir atbildīgs par dažādu procedūru un pakalpojumu kvalitātes uzlabošanu saņemšanu, filtrēšanu un izplatīšanu.

Kontrolieris un grāmatvedība

Departaments, kas atbild par finanšu un grāmatvedības operāciju analīzi un kontroli.

Tas ir arī veltīts gada budžetu, ienākumu prognožu, finanšu pārskatu sagatavošanai, pārskatu par finansiālo stāvokli izveidošanai, kontroliera apmeklēšanai u.c.

Pirkumi

Tā ir ļoti svarīga pozīcija, lai pareizi attīstītu darbu uzņēmumā, jo viņi ir atbildīgi par piegādes ķēdi un visu nepieciešamo preču iegādi, lai uzņēmums efektīvi darbotos.

Tas var būt pirkumi uzņēmuma izmantošanai tālākpārdošanai un / vai izejmateriālu paša produktu ražošanai.

Šajā maksā ietilpst arī pakalpojumu, kas saistīti ar pārvadāšanu vai mārketingu, pirkšana.

Viņi ir atbildīgi par informācijas un datorsistēmu izmantošanu organizācijas vadībai.

Viņi plāno un vada visas darbības, kas saistītas ar informācijas tehnoloģijām un tehnoloģijām uzņēmumā, kurā viņi strādā.

Viņi nosaka biznesa mērķus plānu izstrādei, lai sasniegtu iepriekš noteiktos mērķus.

4- Pārziņa palīgs

Viņš ir atbildīgs par visu vadītāja pienākumu izpildi, kad pēdējā prombūtnes nav.

Parasti viņš nepieņem svarīgus lēmumus, iepriekš nekonsultējoties ar vadītāju, bet viņam ir lēmums par ikdienas un kopīgiem jautājumiem, kas var rasties normālas viesnīcas darbības gadījumā.

Jums jābūt apmācītam ar visu informāciju un zināšanām, kas vajadzīgas, lai ieņemtu tik svarīgu amatu, jāzina visas funkcijas, personāls, viņu uzdevumi, nomaiņa utt.

Turklāt zināšanas par tiesību normām var pietrūkt, lai izvairītos no nepatikšanām ar likumu.

Jums ātri jāatrisina un ir viss plāns B, ja lietas neiet tā, kā paredzēts.

Kvartāla nodaļas vadītājs

Viņa darbs sastāv no plānošanas, uzraudzības un kontroles, lai tiktu īstenota katra ar savu teritoriju saistītā darbības politika:

• Plānojiet un uzraugiet grupu un konvenciju darbību.
• Analizējiet mēneša statistiku.
• Izveidojiet standartus un normas pakalpojumu sniegšanai savā reģionā.
• Saņemiet sūdzības, kas attiecas uz jūsu teritoriju.
• Koordinē ar tehniskās apkopes vadītāju viņu uzdevumu pareizu izpildi.

Reģistratūras vadītājs

Organizēt un kontrolēt uzņemšanas nodaļas uzdevumus:

• Izveidojiet jūsu atbildīgā personāla grafiku.
• Pārvaldiet sūdzības.
• Ja nepieciešams, tas sazinās ar citiem departamentiem.
• Viņi rūpējas par klientu apkalpošanu un atrisina visus jautājumus vai problēmas.
• Viņš ir galvenais, kas atbild par kontaktu ar klientu.

Saimniece

Šajā departamentā ir vislielākais darbinieku skaits, kas atbild par visu viesnīcu, un tas galvenokārt atbild par visas iestādes uzkopšanu: gan viesnīcas koplietošanas telpas, gan koridorus, birojus, telpas utt.

Šī pozīcija ir ārkārtīgi svarīga, jo tīrība ir viesnīcas vizītkarte, no tā ir atkarīga liela daļa veiksmes vai neveiksmes.

Jums jāsaņem apmācība, darbiniekiem jābūt draudzīgiem un jāatsūta siltums viesiem.

Pārtikas un dzērienu menedžeris

Viņš pārrauga katra ēdiena un dzēriena, kas tiek pagatavoti viesnīcas virtuves zonā, sagatavošanu un noformēšanu, ievērojot receptes un standartus, ko iepriekš noteikusi viesnīca.

Nodrošiniet pārējo darbinieku funkciju pareizu izpildi, labu darbu ar piegādēm, nelietojiet materiālu izšķērdēšanu, sagatavojiet ēdienkarti, uzraugiet desertu, dzērienu, vispārējās inventāra zonas utt.

Jums jāveic nepieciešamie pirkumi un jākontrolē noliktavas.

Kontrolējiet visu personālu, kas ir jūsu pārziņā.

Klientu apkalpošanas kapteinis

Atbild vadītājam par pareizu restorāna vai kafejnīcas piedāvāto pakalpojumu darbību.

• Saņemt klientu.
• Viņš pavada viņu pie galda.
• Saņemiet ieteikumus.
• Atlaidiet pusdienotāju.
• Pārbaudiet, vai visi veic savus darbus.
• Pārbaudiet piederumus.
• Palīdziet viesmīļiem, ja nepieciešams.

Viņš atbild par personāla kontroli, ēdienkartes izveidi, izejvielu un citu preču racionālas izmantošanas uzraudzību, ēdienu izlaides un kvalitātes kontroli, pārējo viņa pārziņā esošo darba laiku noteikšanu.

Vispārējo pakalpojumu menedžeris

Viņš ir atbildīgs par ikgadējas mašīnu un aprīkojuma apkopes un profilakses programmas izstrādi.

Veiciet visus nepieciešamos pasākumus, lai saglabātu un uzlabotu īpašuma arhitektūras apstākļus.

Pamatpakalpojumu administrēšana, atbalstiet teritorijas, kas to veido, aizsargājiet īpašuma un tajā esošo personu drošību, darbojieties drošības un higiēnas komisijā.

Tehniskās apkopes vadītājs

• Visas problēmas ir jānovērš rekordīsā laikā, lai ražošana netiktu pārtraukta.
• Jums jāorganizē un jākoordinē apkopes darbu pasūtījumi visam jūsu atbildīgajam personālam.
• Koordinējiet apkopes darbu veikšanai nepieciešamo materiālu piegādi un saņemšanu.
• Pārbaudiet veiktā darba kārtību un kvalitāti.
• Atļaujiet noliktavā uzglabāto materiālu izvešanu.
• Vajadzības gadījumā tai jānodrošina apmācība par aprīkojumu, materiāliem un instrumentiem, kas atrodas objektos.

Drošības priekšnieks

Tā ir atbildīga par arodslimību novēršanu.

• Analizējiet iespējamās riska situācijas.
• Sastādiet drošības plānus.
• Pārbaudiet komandu.
• Monitoru sistēmas.
• Nodrošina klientu un darbinieku drošību.
• Sagatavojiet ziņojumus par visu izdarīto un notikušo.
• Autostāvvietas vadība.

Dārza pārvaldnieks

Atbildīgs par visu, kas saistīts ar dārzu un tā uzturēšanu.

Administratīvais vadītājs

Tās funkcija ir plānot un vadīt uzņēmuma administratīvo vadību.

• Pārvaldiet attiecības ar piegādātājiem.
• Personāla disciplinārā kontrole.
• Izveidot ražošanas stratēģijas utt.

Cilvēkresursu vadītājs

Viņš ir atbildīgs par visu, kas saistīts ar cilvēkresursu kontroli, un strādā tiešā kontaktā ar ģenerālvadību un citiem vadītājiem.

• Jums jāuztur labvēlīga darba vide.
• Organizējiet HR apakšsistēmas.
• Starpnieks konfliktus starp darbiniekiem.
• Nodrošināt darbinieku un uzņēmuma attiecību labklājību.

Noliktavas vadītājs

Tas kontrolē visu materiālu, aprīkojuma, izstrādājumu, instrumentu un vispār visa uzņēmuma ieejas un izejas.

Tas arī veic revīzijas un uzskaiti, lai pareizi un efektīvi kontrolētu.

Grāmatvedības palīgs

Viņa darbs ir saistīts ar grāmatvedības uzdevumiem, starp dažām no viņa daudzajām funkcijām, kuras mēs varam atrast:

• Krājumu vadība.
• Pakalpojumi maksā.
• Nodokļu atmaksa.

Administratīvais asistents

Tās galvenās funkcijas ir:

• Korespondences apstrāde, dokumentu saņemšana, atbildēšana uz zvaniem, apmeklējumi, dokumentu noformēšana, failu apstrāde, dienas kārtības uzturēšana utt.

Vēl viena shēma ir šāda: