KORESPONDENCES VIENĪBA: FUNKCIJAS, STRUKTŪRA, NOZĪME - KULTŪRAS VĀRDNĪCA - 2025

Sarakste vienība ir darba vieta, kas saņem, klasificē, uzskaiti un centralizēti izplata iekšējos un ārējos sakarus un dokumentus visiem organizācijas starp dažādām struktūrvienībām locekļiem. Tās mērķis ir garantēt, ka tās tiek piegādātas saņēmējam efektīvi, ātri un vislabākajos apstākļos.

Privātās un publiskās struktūras vai korporācijas ievieš šo dokumentu pārvaldības programmu, lai pilnveidotu sarakstes kontroles procesus. Tas ir process, kas ir integrēts organizācijas dinamikā un ļauj sasniegt uzņēmuma mērķus.

Sarakste nodrošina efektīvu un ātru informācijas piegādi uzņēmumā. Avots: pixabay.com

Sākot no vecajiem arhīviem līdz digitālajam laikmetam, šīs nodaļas organizācijas metodes mērķis ir nodrošināt vieglu piekļuvi interesējošai dokumentālai informācijai un saglabāt kontrolierakstus, lietas, procedūru rokasgrāmatas un visu uzņēmums fiziskā un / vai digitālā formātā.

Pašlaik ir izstrādāta programmatūra, lai paātrinātu dokumentu pārvaldību, kurai ir bijusi pozitīva ietekme uz apkārtējo vidi, jo fiziskajai lietai ir tendence pazust un tiek izvairīts no papīra patēriņa.

Tāpat dinamiskāka un ātrāka ir korespondences piegāde vai saņemšana caur iekštīklu un ārējo tīklu.

Iespējas

Korespondences vienībai ir īpašas funkcijas, kuru mērķis ir dokumentēt, organizēt un efektīvi izplatīt korespondenci, kas satur informāciju, kas raksturīga sniegtajam biznesam vai pakalpojumam, kā arī visu būtisko dokumentāciju administratīvās un organizatoriskās darbības atbalstam.

Korespondences vienības īpašās funkcijas ir šādas:

- Kontrolēt dokumentu iebraukšanu un izvešanu.

- Izplatiet sakarus attiecīgajās zonās.

- Apstrādāt korespondenci un sakarus, kas ģenerēti iekšēji un ārēji.

- Skenējiet dokumentus.

- Pasūtiet, klasificējiet un aprakstiet uzņēmuma dokumentārā fonda dokumentus.

- Saglabāt un kontrolēt dokumentālo darbu ražošanu.

- Piešķiriet kārtas numurus korespondencei, kas tiek saražota vai saņemta (iesniegšana).

- Atlasiet dokumentus un sakarus, kas jāsaglabā, un pārsūtiet tos uz centrālo arhīvu.

Uzbūve

Korespondences vienība tiek organizēta atbilstoši uzņēmuma vai iestādes lielumam un īpašībām. Parasti tas ir atkarīgs no štāba, kas ir sadalīts divās apakšvienībās: viena iebraukšanai un otra izceļošanai.

Katrai apakšvienībai ir īpašas funkcijas, kuru mērķis ir administrēt un kontrolēt visu, kas saistīts gan ar iekšējo, gan ārējo korespondenci. Šāda veida vienības ir strukturētas šādi:

Vadība

Tas nosaka normatīvos un politikas virzienus, kas racionalizē, standartizē un regulē dokumentu izgatavošanu, izplatīšanas, korespondences nosūtīšanas un saņemšanas metodes un nodaļas locekļu norīkojumus. Tas nozīmē, ka koordinētā veidā viņi savieno dokumentu un arhīvu pārvaldības procesu un tā efektīvu sistematizāciju.

Atbilstoša apakšvienība

Viņa ir atbildīga par izplatīšanas un kontroles metožu ieviešanu dokumentu pārvaldības jomā, pamatojoties uz uzņēmuma izstrādātajām politikām un noteikumiem. Tas ir sadalīts:

Ienākošā sarakste

Tie ir dokumenti, kas pienāk un tiek novirzīti uz dažādām iestādes nodaļām. Šajā jomā tiek saņemti dokumenti. Pirms kvīts pieņemšanas aizzīmogo, jāpārliecinās, ka:

- Tie patiešām ir paredzēti iestādei vai uzņēmumam.

- Jautājums ir raksturīgs iestādei vai uzņēmumam.

- Tie ir pienācīgi aizzīmogoti un parakstīti.

- Pielikumi, ja tādi ir, ir pilnīgi. Ja to nav, prasība nekavējoties jāiesniedz emitentam rakstiski vai mutiski.

- Apakšvienības zīmogu piestiprina ar saņemšanas datumu un laiku.

Kontrole un piegāde

Pēc tam dokumentus klasificē, ievietojot simbolu, kas atbilst nodaļai, kur tie jānosūta. Reģistrācija tiek veikta saskaņā ar galvenajiem kontroles datiem, piemēram, saņemšanas datumu, nodaļu, kurai tā paredzēta, reģistrācijas kontroles numuru un sākotnējiem sūtītāja datiem.

Pēc šī dokumentācijas un klasifikācijas posma tiek veikta izplatīšana, kas sastāv no korespondences nosūtīšanas katrai nodaļai vai aģentūrai. Minētā nodaļa turpinās iespiest saņemšanas apstiprinājuma un vienošanās zīmogu.

Ja tiek noteikts, ka dokuments nav adresēts iestādei vai nav tās kompetencē, tas ar pienācīgu paskaidrojumu tiek atgriezts izcelsmes nosūtītājam.

Izejošā sarakste

Šī joma ir atbildīga par korespondences un dokumentu saņemšanu no katras uzņēmuma vai iestādes nodaļas un to organizēšanu atbilstoši galamērķim. Tiklīdz tie būs apstiprinājuši šādus datus, tie tiks nosūtīti pa atbilstošajiem kanāliem:

- Dokumentiem jābūt rakstītiem uz institucionālā papīra.

- Dokumenti jāparaksta (gan oriģināls, gan kopija).

- jāpievieno pielikumi.

- saņēmēja un adreses informācijai jābūt pareizai.

- Izrakstīšanās un izrakstīšanās jāveic ar datumu un kodu.

Pēc tam, kad esam pārskatījuši un apstiprinājuši sūtījumam noteiktos datus un raksturlielumus, mēs turpinām izsniegt saņemšanas pierādījumu.

Šī joma uzņemas atbildību par nosūtīšanu un piegādi galamērķiem pēc tam, kad tie ir klasificēti pēc maršruta (pa pastu, personīgi vai tieši, ar apmaiņas palīdzību, cita starpā).

Aploksnes tiks marķētas, un tajās esošie dokumenti tiks identificēti piegādes kontroldokumentos vai rēķinos pēc to nosūtīšanas veida. Jums ir jāatdod apzīmogoto un parakstīto dokumentu kopijas kā saņemšanas pierādījums.

Visbeidzot, lai reģistrētos un izveidotu kontroli, tos iesniedz alfabēta, ciparu, tematiskā vai hronoloģiskā secībā.

Svarīgums

Sarakstes vienība ir jutīga un ļoti konfidenciāla joma. No tā atkarīgs, vai attiecības un komunikācija institūcijā un ārpus tās notiek efektīvi un savlaicīgi.

Korespondences vienības nozīme ir atkarīga no tā, ka tieši tai ir jāgarantē dokumentu vai dokumentu saglabāšana, glabāšana un saglabāšana, kas veido iestādes vai uzņēmuma atmiņu.

Galvenais mērķis ir savlaicīgi nodrošināt piekļuvi rakstiskajai informācijai, kas tiek apstrādāta uzņēmumā.

Atsauces

1. Santjago de Kali universitātes "korespondences nodaļa". Iegūts 2019. gada 8. jūlijā no Santjago de Kali universitātes: usc.edu.co
2. Gutiérrez, E. "4 darbības, lai pareizi izveidotu un kārtotu jūsu uzņēmuma ierakstus" sadaļā Tie nav dokumenti. Iegūts 2019. gada 8. jūlijā no bez dokumentiem: nosonpapeles.com
3. Escobar, C. "Dokumentu organizēšana" aktivitātēs. Iegūts 2019. gada 8. jūlijā no aktivitātēm: blogspot.com
4. Kolumbijas Nacionālās ugunsdzēsības departamenta "Iekšējie noteikumi par iesniegšanu un saraksti". Saņemts 2019. gada 8. jūlijā no Kolumbijas Nacionālās ugunsdzēsības departamenta: firefighters.mininterior.gov.co
5. "Korespondences un arhīva vienības federālajā publiskajā sektorā" Monterrejas Tehnoloģiju un augstāko studiju institūts. Iegūts 2019. gada 9. jūlijā no Monterrejas Tehnoloģiju un augstāko studiju institūta: itesm.mx