INVENTARIZĀCIJAS SISTĒMA: VEIDI, METODES UN PIEMĒRI - DUDAS - 2025

Uzskaites sistēma ir monitoringa sistēma, kas ziņojumi par izejvielu daudzumu, piegāžu vai gataviem produktiem, kas ir pieejami. Tas nodrošina, ka pareizais materiālu daudzums un pareiza kvalitāte ir pieejami pareizajā vietā pareizajā laikā.

Šī sistēma tiek atjaunināta katru reizi, kad prece tiek pārdota vai izejvielas tiek izmantotas produkta ražošanai, lai uzzinātu, kas ir pieejams nākamajai dienai. Tas arī ļauj jums pasūtīt produktus iepriekš, lai vienmēr būtu viss nepieciešamais.

Avots: pixabay.com

Kad cilvēki domā par krājumu sistēmu, to parasti saista ar mazumtirdzniecības nozari. Tomēr, lai arī veikalos veiksmīgai darbībai nepieciešama efektīva inventāra sistēma, to izmanto arī daudzos citos uzņēmējdarbības veidos, piemēram, ražošanas, komunālo pakalpojumu, veselības aprūpes, valdības un izglītības jomā.

Piegādes ķēdes ietvaros uzskaites sistēmā ietilpst tādi aspekti kā pirkumu kontrole un uzraudzība (gan no piegādātājiem, gan no klientiem), krājumu glabāšanas uzturēšana, pārdodamo produktu daudzuma kontrole un pasūtījumu izpildi.

Svarīgums

Efektīva uzskaites sistēma ir jebkuras mazumtirdzniecības vai ražošanas operācijas neatņemama sastāvdaļa. Tās galvenais mērķis ir precīzi uzturēt noliktavā uzglabāto produktu, izejvielu un materiālu fizisko skaitu.

Daži no kritiski attīstītās sistēmas elementiem ir priekšmetu apraksti, numerācijas sistēma, mērvienību standartizācija un precīza priekšmetu marķēšana.

Kad krājumu sistēma ir izveidota, to var izmantot, lai kontrolētu un uzturētu uzglabātas preces, lai nodrošinātu, ka krājumi netiek zaudēti sabojājot vai zādzībās.

Zināšanas, kad veikt atkārtotu pasūtīšanu, cik pasūtīt, kur glabāt inventāru utt., Var ātri kļūt par sarežģītu procesu. Tā rezultātā daudziem uzņēmumiem ir nepieciešama krājumu pārvaldības programmatūra vai sistēma ar lielākām iespējām nekā vienkāršas datu bāzes un manuālas formulas.

Tas ir ļoti svarīgi, lai kontrolētu pirkšanas izmaksas un sasniegtu klientu apkalpošanas mērķus. Lai gan krājumu pārvaldības programmatūra ir noderīgs pārvaldības rīks, labas sistēmas atslēga ir izveidoto procedūru noturība.

Kas ir krājumu kontroles sistēma?

Krājumu kontroles sistēma attiecas uz stratēģijām, kuras uzņēmumi izmanto, lai nodrošinātu pietiekamas izejvielu piegādes ražošanai un gatavo produkciju pārdošanai, vienlaikus samazinot krājumu izmaksas.

Lieko krājumu glabāšana izmaksā dārgi, jo ražojumos ieguldīto vietu un finanšu resursus bieži var labāk izmantot citās jomās.

Tomēr tajā pašā laikā zemu krājumu daudzums var izraisīt dārgu ražošanas pārtraukšanu vai pasūtījuma izpildes kavēšanos. Krājumu kontroles sistēmas palīdz uzņēmumiem atrast delikāto līdzsvaru starp pārāk maziem un pārāk lieliem krājumiem.

Kam tas domāts?

Krājumu kontroles sistēmas palīdz izsekot krājumam un nodrošina datus, kas nepieciešami tā kontrolei un pārvaldībai.

Tas ir tehnoloģisks risinājums, kas integrē visus organizācijas inventarizācijas darbību aspektus, ieskaitot nosūtīšanu, pirkšanu, saņemšanu, noliktavas, apgrozījumu, izsekošanu un reorganizāciju.

Laba krājumu kontroles sistēma to visu realizē, izvēloties holistisku pieeju krājumiem un ļaujot uzņēmumiem izmantot praksi, kas optimizē produktivitāti un efektivitāti visā piegādes ķēdē.

No otras puses, tas uztur pareizu inventāru pareizajās vietās, lai apmierinātu klientu vēlmes.

Neatkarīgi no izvēlētā krājumu kontroles sistēmas veida pārliecinieties, vai tajā ir iekārta, ar kuru var identificēt krājumu vienības un to informāciju, ieskaitot svītrkodu etiķetes.

Ir arī svarīgi, lai tajā būtu aparatūras rīki svītrkodu etiķešu skenēšanai, visu krājumu centrālā datu bāze, kā arī spēja analizēt datus, ģenerēt pārskatus un prognozēt pieprasījumu.

Inventarizācijas stratēģijas

Piemērotas krājumu pārvaldības stratēģijas atšķiras atkarībā no nozares. Naftas noliktava ilgstoši var uzglabāt lielu daudzumu krājumu, ļaujot gaidīt pieprasījuma atjaunošanos.

Lai arī naftas uzglabāšana ir dārga un sarežģīta, nav riska, ka krājumi varētu kļūt slikti vai neatbilst specifikācijām.

Tomēr uzņēmumiem, kas nodarbojas ar ātrbojīgām precēm vai produktiem, kuru pieprasījums ir ārkārtīgi jutīgs pret laiku, krājumu uzkrāšana nav iespējama. Nepareiza pasūtījumu grafika vai daudzuma noteikšana var būt ļoti dārga.

Veidi

-Perspektīvā uzskaites sistēma

Izmantojot pastāvīgās uzskaites sistēmu, krājumu uzskaite tiek pastāvīgi atjaunināta, saskaitot papildinājumus un atņemumus, jo krājuma priekšmeti tiek saņemti, pārdoti, pārvietoti no vienas vietas uz otru, atlasīti patēriņam un izmesti.

Dažas organizācijas dod priekšroku šāda veida sistēmai, jo tā nodrošina atjauninātu informāciju par krājumiem un labāk apstrādā fiziskā inventāra uzskaiti.

Krājumu uzskaitei tiek dota priekšroka arī pastāvīgas uzskaites sistēmai, jo tā, pareizi pārvaldot, nodrošina precīzus rezultātus.

Šāda veida sistēma darbojas vislabāk, ja kopā ar noliktavas inventāru izmanto datu bāzi ar krājumu daudzumiem un plauktu vietām, ko darbinieki reāllaikā atjaunina, izmantojot svītrkodu skenerus.

Izaicinājumi, kas jāpārvar

Ar šāda veida sistēmām ir saistītas dažas problēmas. Pirmkārt, šo sistēmu nevar uzturēt manuāli, un tai ir nepieciešams īpašs aprīkojums un programmatūra, kā rezultātā rodas lielākas ieviešanas izmaksas, īpaši uzņēmumiem ar vairākām atrašanās vietām vai noliktavām.

Periodiskās uzskaites sistēmai ir nepieciešami atkārtoti atjauninājumi un uzturēšana, kas arī var būt dārga.

Vēl viena šāda veida sistēmas izmantošanas problēma ir tā, ka laika gaitā reģistrētais krājums var neatspoguļot faktisko krājumu, jo bieži netiek izmantots fiziskā inventāra skaits.

Rezultātā krājumu ierakstus ietekmē kļūdas, nozagtas preces vai nepareizi skenētas preces, izraisot to neatbilstību faktiskā inventāra skaitam.

-Regulārā uzskaites sistēma

Periodiskā uzskaites sistēma nepārtraukti uzskaita inventāru, bet drīzāk ļauj organizācijām zināt krājuma sākumu un beigas noteiktā laika posmā.

Šī sistēma uzskaita krājumus, izmantojot fizisko uzskaiti. Kad faktiskā inventarizācija ir pabeigta, atlikumu pirkšanas kontā pievieno krājumu kontam un koriģē, lai tas atbilstu krājuma, kas beidzas, izmaksām.

Uzņēmumi var izvēlēties, vai aprēķināt krājuma beigu izmaksas, izmantojot LIFO, FIFO vai citu krājumu uzskaites metodi, paturot prātā, ka krājuma sākšana ir krājumu izbeigšana no iepriekšējā perioda.

Periodiskās uzskaites sistēmas izmantošanā ir arī daži trūkumi. Pirmkārt, kamēr tiek pabeigts faktiskā inventāra uzskaite, parastā uzņēmējdarbība ir gandrīz apturēta. Tā rezultātā darba ņēmēji laika ierobežojumu dēļ var veikt fizisko uzskaiti steigā.

Kļūdas un krāpšanās šajā sistēmā var būt biežāka, jo inventārs netiek nepārtraukti kontrolēts. Tāpat kļūst grūtāk noteikt, kur rodas neatbilstības krājumu skaitā, jo starp uzskaiti paiet daudz laika.

Kā uzņēmumā ieviest uzskaites sistēmu?

-Izstrādājiet glabāšanas sistēmu

Organizējiet produktus

Pirmā lieta ir sakārtot savus glabātos produktus tā, lai jūs varētu viegli piekļūt un uzskaitīt katru krājuma vienību. Viss ir jāmarķē tā, lai to varētu viegli atpazīt un materiālus novietot pareizajā vietā.

Inventarizācijas sistēmas efektivitāte lielā mērā ir atkarīga no inventarizējamo priekšmetu uzskaites precizitātes. Nepareiza uzskaite var izraisīt grāmatvedības neatbilstības, izraisīt pārmērīgu pasūtīšanu un pārprodukciju.

Uzglabāšanas prasības

Nākamā lieta ir aprēķināt fiziskos izmērus, kas nepieciešami inventāra glabāšanai. Tā varētu būt visa noliktava vai neliels skapis atkarībā no izstrādājumu vai materiālu lieluma un pārdošanas apjoma.

Jāņem vērā arī visi īpašie uzglabāšanas nosacījumi, piemēram, temperatūras vai mitruma kontrole.

Inventārs efektīvi jānovieto, lai uzlabotu tā pārvaldību. Katrai precei jābūt izvietotai tā, lai vispieejamākā būtu tā, kurai ir vislielākais apgrozījums.

Jāapsver arī iespēja novecojušos priekšmetus, kas pārdoti reti, pārdot.

Apsveriet svītrkodu sistēmu

Ja jums ir liels krājumu daudzums, jums būs nepieciešams kāds veids, kā izsekot priekšmetus. Vienkāršākais veids, kā to izdarīt, ir, izmantojot svītrkodu sistēmu. Ja jums ir daži vienumu veidi, varat izmantot vizuālo sistēmu.

-Veikt inventāru

Vilciena darbinieki

Cilvēki, kas strādā ar inventāru, ir sistēmas kritiskākais aspekts. Ja viņi netiek apmācīti vai nav pārliecināti, kam rīkoties, cietīs vadības efektivitāte un precizitāte.

Darbinieki jāapmāca visos uzskaites sistēmas aspektos, piemēram, par to, kas jādara katrā brīdī, kam tas jādara un kā tas jādokumentē.

Periodiski skaitīt

Inventarizācijas veikšanas biežums būtiski ietekmēs inventarizācijas sistēmas precizitāti. Dažiem operāciju veidiem būs nepieciešami biežāki uzskaites intervāli nekā citiem.

Svarīgi vispirms koncentrēties uz kritiskākajiem jautājumiem. Piemēram, jūs varat iestatīt augstas prioritātes preces kā tādas, kas veido 80% no pārdošanas apjoma. Pēc tam priekšmetiem ar mazāku pārdošanas apjomu var izveidot vidējas un zemas prioritātes kategorijas. Tas ļaus tērēt laiku, skaitot preces ar mazu pārdošanas apjomu.

-Savienojiet krājumus

Ievietojiet datus

Inventārs ir jāpielāgo zādzības, novecošanās, nolietojuma vai bojājumu dēļ. Krājumu samazināšana izskaidros atšķirību starp faktiskā krājuma daudzumu un grāmatvedībā ierakstīto krājumu.

Atsevišķas funkcijas

Krājumu pārvaldībai ir nepieciešama gan fiziskā inventāra pārvaldība, piemēram, inventāra uzskaite un pārvietošana, gan arī administratīvie uzdevumi, piemēram, atbilstošās dokumentācijas reģistrēšana un uzskaite.

Šīs divas funkcijas jāveic dažādiem departamentiem, tādējādi samazinot zādzību risku.

-Uzlabot krājumu pārvaldību

Optimizējiet krājumu līmeni

Krājumu līmeņi jāsaglabā pareizajā līmenī, lai palielinātu peļņu un samazinātu zaudējumus.

Pārāk daudz krājumu palielina novecošanās, sabojāšanas un sabojāšanas risku, savukārt nepietiekams krājums nozīmē zaudēt pārdošanas iespējas.

Ieviest programmatūru

Lai arī izklājlapas izmantošana var noderēt mazam biznesam, lieliem uzņēmumiem būs nepieciešama krājumu pārvaldības programmatūra.

Sistēmu var integrēt ar citu biznesa programmatūru, lai izveidotu integrētu sistēmu un automatizētu operācijas.

Krājumu kontroles metodes un instrumenti

ABC krājumu kontrole

Nav vēlams vienādi kontrolēt visus krājumu priekšmetus, jo katrs no tiem mainās atkarībā no tā gada patēriņa vērtības.

Tādēļ šo krājumu kontroles metodi izmanto, lai noteiktu katra krājuma priekšmeta nozīmi atbilstoši tā gada patēriņa vērtībai. Tos klasificē kā A, B un C.

Augstas vērtības preces klasificē kā "A". Tie parasti veido 15% -25% no krājuma precēm, kas veido 75% –80% no gada patēriņa vērtības. Šie priekšmeti ir stingri jākontrolē.

"B" kategoriju veido preces, kurām ir zemāka patērētāja vērtība. To veido 20% -30% no krājuma precēm, kas veido 10% -15% no gada patēriņa vērtības. Šie priekšmeti ir jāsaglabā saprātīgi.

Mazāk svarīgās preces krājumā tiek klasificētas kā "C". To veido 45% -65% krājumu, kas veido 5% -15% no gada patēriņa vērtības. Ņemot vērā šo priekšmetu zemo vērtību, tie tiek maz kontrolēti.

Trīs paplāšu metode

Tas ir balstīts uz Japānas ražotāju izmantoto Kanban sistēmas koncepciju, kas regulē preču piegādi, izmantojot karti, kurā attēlots specifikāciju komplekts.

Darba centri parāda šo karti, kad vēlas izvilkt krājumus no padeves paplātēm.

Visas trīs paplātes, viena augu stāvā, viena noliktavā un trešā piegādātājā, ir labi aprīkota ar Kanban karti, lai izsekotu krājumu kustībai.

Pēc inventāra izmantošanas no paplātes, kas novietota uz augu grīdas, tā tiek papildināta no krātuves. Pēc tam noliktavas paplāte tiek nosūtīta piegādātājam, lai to aizpildītu no rezervētā inventāra. Tūlīt piegādātājs izgatavos vairāk krājumu, lai aizpildītu tukšo atkritumu tvertni.

Tieši laikā

Tā ir metode, kurā materiālus iegūst dažas stundas pirms to izmantošanas. Uzņēmumi to pieņem, lai samazinātu nevajadzīgo krājumu daudzumu gadījumā, ja pieprasījums ir mazāks nekā plānotais krājums.

Šīs metodes mērķis ir palielināt krājumu apgrozījumu un samazināt krātuves uzturēšanas izmaksas.

Tāpēc tas novērš nepieciešamību veikt lielus krājumus. Lai izmantotu šīs metodes priekšrocības, starp materiāla piegādi un ražošanas ciklu ir jābūt pienācīgam laika grafikam.

Datorizēta sistēma

Šis rīks vienā sistēmā integrē visas krājumu pārvaldībā iesaistītās funkcijas. Šāda veida programmatūra ļauj uzņēmumam kontrolēt krājumu līmeni, automātiski atjauninot krājumus, reģistrējot izņemšanu un pārskatot atlikumus.

Jūsu ieguvumus var palielināt, integrējot krājumu kontroles sistēmu ar citām sistēmām, piemēram, grāmatvedību un pārdošanu, kas palīdz labāk kontrolēt krājumu līmeni.

Fiksēts pasūtījuma daudzums

Šajā metodē tiek noteikts maksimālais un minimālais krājumu līmenis. Fiksēto maksimālo krājumu daudzumu var automātiski papildināt, kad krājumu līmenis sasniedz noteikto minimālo krājumu līmeni vai pārkārtošanas punktu.

Uzņēmumam jānosaka maksimālā un minimālā krājumu ietilpība atbilstoši noliktavas platībai un pārdošanas tendencēm.

Šī metode palīdz samazināt pārkārtošanas kļūdas un efektīvi pārvaldīt atmiņas ietilpību.

Piemēri

NetSuite ERP

Šī sistēma ir paredzēta krājumu kontrolei neatkarīgi no apjoma vai atrašanās vietas. Tas ļauj jums izpildīt klientu apkalpošanas cerības vai piegādāt noliktavas darba pasūtījumus.

Izmantojot iebūvētos rīkus un funkcijas, krājumus var izsekot vairākās vietās, kā arī uzraudzīt pasūtījumus un drošības krājumus.

Paredzēts vidējiem un lieliem uzņēmumiem, risinājums nodrošina lielu krājumu daudzumu, lai jebkurā laikā apmierinātu pasūtījumu prasības.

Zoho inventārs

Par šo krājumu pārvaldības sistēmu jūs tūlīt novērtēsit to, ka tā ir daļa no Zoho biznesa produktivitātes lietojumprogrammu komplekta, kas ir viens no visplašāk izmantotajiem uzņēmuma programmatūras zīmoliem.

Liela Zoho Inventory priekšrocība salīdzinājumā ar citām sistēmām ir tā savietojamība ar citām Zoho produktivitātes lietojumprogrammām, kas nodrošina stabilu datu migrāciju starp Zoho produktiem.

Tas nozīmē, ka, izmantojot vienu platformu, jūs varat pārvaldīt krājumus, pārdošanu, cilvēkresursus un pārvaldīt attiecības ar klientiem.

QuickBooks

Kaut arī QuickBooks daudziem ir zināma kā lieliska grāmatvedības programmatūra, tā krājumu pārvaldības rīks spēj sekot līdzi labākajiem krājumu pārvaldības rīkiem tirgū.

Ņemot vērā, ka uzņēmumi nodarbojas ar preču vai pakalpojumu pārdošanu, ir jēga, ka grāmatvedības programmatūras risinājums varētu pārvaldīt visus šos vienumus.

Pirmkārt, QuickBooks rūpējas par nopērkamo vai pārdoto krājumu daudzumu atjaunināšanu. Īss šīs funkcijas apskats ļaus jums viegli pateikt, kas pārdod, un pēc tam pateikt, kas jāpārkārto.

Lai gan jums ir tendence uz citiem uzdevumiem, QuickBooks darbojas fonā, lai krājumu vērtības ievietotu bilancē.

Atsauces

1. Nicole Pontius (2019). Inventarizācijas vadības sistēmu 4 veidi: Perpetual vs. Periodiska krājumu kontrole un krājumu pārvaldības sistēmas, kas tos atbalsta. Camcode. Paņemts no: camcode.com.
2. Uzņēmējdarbības jurgi (2019). Inventāra kontroles sistēma. Iegūts no: businessjargons.com.
3. Maikls R. Lūiss (2019). Kā izveidot uzskaites sistēmu. Wiki Kā. Paņemts no: wikihow.com.
4. Anam Ahmedam (2018). Kas ir uzskaites sistēmas? Bizfluent. Paņemts no: bizfluent.com.
5. TradeGecko (2019). Kas ir krājumu vadība? Iegūts no: tradegecko.com.
6. Ādams Hajess (2019). Krājumu vadība. Investopedia. Paņemts no: investpedia.com.
7. Atsauce uzņēmējdarbībai (2019). Inventāra kontroles sistēmas. Paņemts no: referenceforbusiness.com.
8. Finanses tiešsaistē (2019). 10 labākās krājumu pārvaldības sistēmas 2019. gadam. Iegūts no: financesonline.com.