UZŅĒMUMA PROCEDŪRU ROKASGRĀMATA: KĀDAM TAS PAREDZĒTS, SAGATAVOŠANA - DUDAS - 2025

Uzņēmuma procedūru rokasgrāmata ir rakstisks dokuments, kurā sīki aprakstītas instrukcijas, kā izpildīt darba uzdevumu vai kā rīkoties īpašā situācijā, kad tā rodas darba vietā. Tas satur uzņēmuma labāko praksi un galveno biznesa procesu aprakstus.

Šajā rokasgrāmatā ir arī metodes un standarti, kā paredzēts paveikt darbu. Procedūru rokasgrāmatas izveidošana palīdz uzņēmumam virzīties uz izaugsmi, vienkāršojot apmācību un atvieglojot uzņēmuma mēroga spējas.

Šī rokasgrāmata var būt trīs gredzenu stiprinātājs, mape uz tīkla koplietota diska vai tiešsaistē publicēta automatizēta versija, izmantojot procesu pārvaldības programmatūru. Ikvienam vajadzētu saprast, no kā tiek sastādīta procedūras rokasgrāmata un kur to var atrast, kad kādam tas ir nepieciešams.

Lai rakstītu procedūras rokasgrāmatu, ir skaidri jāsaprot katra konkrētā procesa posmi. Tā kā bizness aug, būs vajadzīgas jaunas procedūras. Procedūru rokasgrāmatu var uzskatīt arī par procedūru bibliotēku.

Rokasgrāmatā ir iekļautas paraugu procedūras, kuras var izmantot kā paraugu jaunām darbības procedūrām. Visiem organizācijas darbiniekiem jābūt izglītotiem par uzņēmuma politiku un procedūrām; viņiem vienmēr jābūt tūlītējai piekļuvei procedūras rokasgrāmatai.

Kam tas domāts?

Izmantojot labi uzrakstītu procedūru rokasgrāmatu, uzņēmums var efektīvāk atvieglot jaunu darbinieku apmācību.

Papildus apmācībai procedūru rokasgrāmata pašreizējiem komandas locekļiem nodrošina resursus, lai uzzinātu par mazāk izmantotajām procedūrām, nodrošinot, ka tās tiek veiktas ar pareizām formalitātēm, vienlaikus saglabājot kvalitātes kontroli.

Darbiniekiem ir jāsaprot, kas no viņiem tiek gaidīts. Uzraugiem nepieciešama procesu rokasgrāmata, lai pārvaldītu biznesa procesus. Dokumentējot standartus, jūs paziņojat, kas ir svarīgi izaugsmei, kvalitātei un klientu apmierinātībai.

Izmantojot politikas un procedūras, kas ietekmē funkcionālo zonu, frontes darbinieki ir pilnvaroti pieņemt efektīvus un laiku taupošus lēmumus.

Efektīva procedūru rokasgrāmata nodrošina piemērotas starpnozaru saziņas metodes, ļaujot darbiniekiem sadarboties ikdienas biznesa problēmu risināšanā, neprasot lieku uzraudzības līdzdalību.

Procedūru rokasgrāmatas mērķim vajadzētu būt dažāda satura organizēšanai, lai atspoguļotu gan uzņēmuma formas, gan saziņas līdzekļus, lai varētu veikt pakalpojumu vai ražot produktu par viszemākajām izmaksām un pēc iespējas īsākā laikā.

Tam ir papildu ieguvums, nodrošinot darbinieku apmierinātību ar darbu un motivāciju.

Kā to pagatavot?

Pirms procedūru rokasgrāmatas izstrādes ir svarīgi saprast atšķirību starp politiku, pamatprocesu un procedūru.

- Politika ir pamatprincipu un saistīto pamatnostādņu kopums, ko ir formulējusi un piemērojusi organizācijas vadība, lai vadītu un ierobežotu tās darbības ilgtermiņa mērķu sasniegšanā.

- Pamata process ir savstarpēji atkarīgu un saistītu procedūru secība, kuras katrā posmā patērē vienu vai vairākus resursus (darbinieka laiks, enerģija, mašīnas, nauda), lai pārveidotu izejvielas produktos. Šie rezultāti kalpo par ievadi nākamajā posmā, līdz tiek sasniegts zināms mērķis vai gala rezultāts.

- Procedūra ir darbību virkne vai noteikts darbības virziens, kas noteikts ar soļiem (saturot skaidri definētus sākuma un beigu punktus), kas jāveic tādā pašā secībā, lai veiksmīgi izpildītu uzdevumu.

Definējiet galvenos procesus

Jāņem vērā visi centrālie procesi, kas ir uzņēmumā. Sākumā nosaka, kuri procesi tiks aprakstīti un kartēti procedūru rokasgrāmatā, izveidojot visu to procedūru kopsavilkumu, kuras vēlaties iekļaut.

Lai arī ne visi procesi var tikt uzskaitīti, ir svarīgi noteikt visbūtiskākos un svarīgākos. Piemēram, restorāns var noteikt galvenos procesus, kā tiek pagatavots konkrēts ēdiens, bet tikpat svarīgs ir restorāna tīrīšanas process.

Jāizveido to galveno procesu saraksts, kuri jāaptver, lai tos pēc kartēšanas varētu integrēt procedūru rokasgrāmatā. Kontūra darbosies kā ceļvedis, lai nodrošinātu, ka, sākoties rokasgrāmatas sastādīšanai, nepaliek neviens no uzdevumiem.

Uzrakstiet ievadu

Iekļaujiet īsu aprakstu par to, kas ir iekļauts rokasgrāmatā, kas tieši attiecas uz cilvēkiem, kuri izmantos rokasgrāmatu, ko lasītāji var sagaidīt, lietojot rokasgrāmatu, un labāko rokasgrāmatas lietošanas veidu (t.i., “izlasiet tā vāku, lai apskatītu beigas "vai" izmantot kā atsauci, lai pēc vajadzības atrastu procedūras ").

Izveidojiet katra procesa blokshēmu

Katru procesu nosaka darbības vai uzdevumi, kas nepieciešami tā pabeigšanai. Neveiksmīgs solis var nozīmēt pasūtījuma pazaudēšanu vai aizkavēšanu vai gala produkta trūkumu. Plūsmas diagrammas izveidošana nosaka darba plūsmu.

Lai pabeigtu rokasgrāmatu, jums jāsāk ar vienu procesu vienlaicīgi: sāciet ar pirmo procesu kontūrā. Procesa pabeigšanai nepieciešamās darbības ir aprakstītas, pēc tam jūs atgriezīsities un pierakstīsit katra soļa informāciju.

Pārliecinieties, ka katrs solis ir skaidrs un kodolīgs. Katrā solī jāsniedz pietiekami daudz informācijas, lai ikviens varētu ievērot instrukcijas.

Piemēram, pieņemsim, ka jūs izveidojat pārdošanas procesa procedūru ar prasību internetā. Vispirms tiek sastādīta blokshēma par to, kā sākotnēji sazinās ar potenciālo klientu pēc tam, kad viņš ir pieprasījis informāciju: ar tālruņa zvanu, e-pastu vai īsziņu.

Ja sākotnēji ar potenciālo saziņu neizdevās sazināties, tiek aprēķināts, cik reizes pārdošanas komanda seko līdzi, katram kontaktam piešķirot īpašus skriptus.

Sazinoties ar klientu, tiek piešķirts atšķirīgs skripts, kā arī turpinājumu komplekts atkarībā no tā, vai klients nopirka produktu vai nolēma pagaidīt.

Uzdodiet kādam citam lasīt

Ir svarīgi, lai kāds līdzstrādnieks vai kāds pazīstams cilvēks to izlasītu un ievērotu instrukcijas, kā tās ir uzrakstītas. Šī persona var sniegt vērtīgu atgriezenisko saiti, ja ir kādas darbības, kuras jūs nevarējāt veikt vai nesapratāt.

Procedūra tiek atkļūdota, pamatojoties uz komentāriem. Jums var būt nepieciešams pārrakstīt, rediģēt vai kaut ko pievienot instrukcijām.

Izveidojiet kontrolsarakstus un veidlapas

Jebkurā procesā komandas locekļiem ir vieglāk ievērot veidlapu vai kontrolsarakstu. Tāpēc ir jāizstrādā detalizēta veidne, kuras pamatā ir kartētais process.

Ja, ieejot klientam, jums ir jāapkopo konkrēta informācija, jums jāpārliecinās, ka veidnē ir visa nepieciešamā informācija, kas sniegta kodolīgi.

Nevajadzētu pieņemt, ka komandas locekļi atceras visu, ko norāda procedūra, it īpaši, ja klients atrodas pretī. Kontrolsaraksti un veidlapas ir jāintegrē kā blokshēmas un procesa posmu pielikums.

Integrējiet to procedūru rokasgrāmatā

Pēc tam, kad katram procesam ir piešķirta blokshēma un ir izveidotas visas apliecinošo dokumentu veidnes, tās tiek integrētas pilnīgā procedūru rokasgrāmatā. Rokasgrāmata tiek organizēta pēc departamenta principa.

Piemēram, procedūru rokasgrāmatā var būt sadaļas “Pārdošana”, “Darbības” un “Izplatīšana”. Katra sadaļa ir sadalīta šīs nodaļas pamatprocesos, parasti tādā secībā, ka katrs pamatprocess tiek veikts kopējā produktu piegādē.

Sadaļā “Izplatīšana” jums varētu būt vairāki galvenie procesi, piemēram, “Saņemt pasūtījumu”, “Piegādes komplekts”, “Piegāde” un “Izsekošana”.

Procedūras rokasgrāmata ir sakārtota ar satura rādītāju, un katra procedūra ir skaidri norādīta ar treknu nosaukuma virsrakstu.

Titullapa ir iekļauta rokasgrāmatas nosaukumā, satura rādītājā, ievadā un procedūrās satura rādītāja secībā.

Ciļņus pat varēja ievietot komandas locekļiem, lai tie viegli pārskatītu rokasgrāmatu, lai palīdzētu viņiem atrast atbilstošās procedūras savās nodaļās.

Visbeidzot, tiek izgatavotas un izplatītas kopijas. Veiciniet nepārtrauktu atgriezenisko saiti un, ja nepieciešams, atjauniniet rokasgrāmatu. Rokasgrāmatai jābūt pieejamai katras funkcionālās vietas noteiktā vietā, izmantojot politikas un procedūras.

Piemēri

-Manual gatavot hamburgerus noteiktā veidā.

-Rokas, kā rīkoties pirms ugunsgrēka, zemestrīces vai dabas katastrofas.

-Rokas, kā rīkoties ar klientu sūdzībām vai agresīvu klientu.

-Manāls personāla atlases procesa veikšanai.

-Manual zināt, kā strādāt restorānā.

Atsauces

1. Kimberli Leonards (2017). Kā uzrakstīt standarta darbības procedūru rokasgrāmatu? Mazais bizness - hron. smallbusiness.chron.com.
2. Kriss Andersons (2017). Kas ir Politiku un procedūru rokasgrāmata? Bizmanualz. Iegūts no: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Procedūru rokasgrāmatas definīcija. Paņemts no: bizfluent.com.
4. Kriss Andersons (2017). Kāds ir procedūras rokasgrāmatas mērķis? Bizmanualz. Iegūts no: bizmanualz.com.
5. Veidņu laboratorija (2018). 37 labākās standarta darba procedūras (SOP) veidnes. Paņemts no: templatelab.com.
6. Gregs Marsello (2017). STANDARTA DARBĪBAS PROCEDŪRAS ROKASGRĀMATAS 8 PAMATNOSTĀDNES Lern. Iegūts no: blog.lern.org.