ADMINISTRATĪVĀS ASISTENTA 7 GALVENĀS FUNKCIJAS - ĪJABS - 2025

Par administratīvas asistenta funkcijas ir uzdevumi palīdzību un pavadījumā uz parastajām darbībām, ka uzņēmums attīstās. Tāpēc tie ir nepieciešami efektīvai tā darbībai.

Šīs darbības parasti ir mainīgas atkarībā no tā uzņēmuma darbības jomas, kurā tās strādā. Piemēram, specializētos birojos, piemēram, advokātu birojos, asistentiem parasti ir īpaša apmācība noteiktu darbību veikšanai.

Tomēr visām funkcijām ir kopīgas funkcijas, kas parasti saistītas ar informācijas izplatīšanu un pārvaldību birojā. Tas ietver dokumentu, arhīvu pārvaldību un pasākumu organizēšanu.

Bet šīs aktivitātes var kļūt daudz plašākas. Dažos gadījumos administratīvajiem palīgiem ir jārūpējas arī par grāmatvedības informācijas apstrādi un pat uzņēmuma tehnoloģisko resursu darbības garantēšanu.

Administratīvās asistenta 7 galvenās funkcijas

1- dokumentu pārvaldība

Viena no galvenajām administratīvā asistenta funkcijām ir palīdzēt biroja locekļiem ar dokumentu un failu pārvaldību.

Parasti šis uzdevums ir saistīts ar failu glabāšanu, organizēšanu un pārvaldību.

Tomēr dažos gadījumos viņiem var būt nepieciešams arī rakstīt, rediģēt un pārskatīt dokumentus.

Dažos uzņēmumos viņiem pat tiek lūgts diktēt vēstules vai piezīmes un reģistrēt notiekošo sanāksmju protokolus.

Dažos gadījumos, piemēram, kad runa ir par advokātu biroju, lai izpildītu šīs funkcijas, nepieciešama speciāla apmācība: administratīvajam asistentam būs jāsaprot terminoloģija un juridiskās procedūras.

No otras puses, administratīvajiem asistentiem, kas strādā medicīnas jomā, ir vajadzīgas dažādas prasmes. Viņiem jābūt vajadzīgajai apmācībai, kā rīkoties ar pacientiem un lasīt medicīniskos ziņojumus.

2 - Pasākumu plānošana

Biroja pasākumu plānošana bieži ir arī administratīvo palīgu atbildība. Šīs atbildības lielums var mainīties atkarībā no uzņēmuma lieluma.

Pasākums var būt vienkārši sapulce vai biznesa pusdienas, bet tā var būt arī lielāka konference vai korporatīvā ballīte.

Abos gadījumos dalībniekam jāpārvalda visi ar notikumu saistītie kritēriji.

Tas ietver sazināšanos ar pārdevējiem, rezervāciju veikšanu, izvēlņu un dekoru izvēli. Bet tas ietver arī saziņu ar dalībniekiem, uzaicināšanu un apstiprināšanu, ja tas ir nepieciešams.

3 - Personīga uzmanība lietotājiem un apmeklētājiem

Klientu apkalpošana parasti ir viens no biežākajiem administratīvo asistentu uzdevumiem. Auditorija, kurai tiek pievērsta uzmanība, vienmēr ir atkarīga no uzņēmuma lieluma un tā biznesa orientācijas.

Maziem uzņēmumiem, kas tieši apkalpo sabiedrību, var būt nepieciešams, lai administratīvais asistents satiktos ar klientiem.

Kad tas notiek, viņu darba mērķis ir vadīt un kalpot viņiem cauri uzņēmuma telpām.

Lielākos uzņēmumos administratīvajam palīgam būs jāapmeklē cita veida apmeklētāji, piemēram, partneri vai lieli piegādātāji.

Šajā gadījumā viņu misija būs vadīt viņus darba kārtības izpildē un tikšanās ar uzņēmuma vadību vai citām jomām.

4 - uzmanība pa tālruni un virtuāli

Klientu apkalpošanas kategorijā ietilpst tālruņa un virtuālā palīdzība. Palīdzības pa tālruni gadījumā tiek iekļauta klientu un partneru orientācija, kā arī darba kārtību organizēšana un administrēšana.

Runājot par virtuālu uzmanību, uzdevumi būs atkarīgi no kanāliem, ko uzņēmums nodrošina klientu apkalpošanai vai informācijas pārvaldībai.

Dažos gadījumos tas ietver e-pasta apstrādi, atbildēšanu uz ziņojumiem, ziņojumu pārsūtīšanu vai arhivēšanu pēc vajadzības.

Citos gadījumos, kad virtuālo komunikāciju kanāli ir daudzveidīgāki, var tikt iekļauti citi uzdevumi, piemēram, apmeklēšana ar sabiedrību, izmantojot tērzēšanas sistēmas vai pat atbildēšana uz jautājumiem, izmantojot uzņēmuma sociālos tīklus.

Lielajos uzņēmumos parasti ir personāls, kas īpaši koncentrējas uz šo saziņas kanālu apmeklēšanu. Kad uzņēmumi ir mazi, šis uzdevums bieži tiek uzticēts administratīvajiem palīgiem.

5- Darba kārtību administrēšana

Darba kārtību pārvaldīšana bieži ir viens no vissvarīgākajiem administratīvo asistentu uzdevumiem.

Šī atbildība ietver tikšanās pieprasījumu un sanāksmju saņemšanu pa tālruni, klātienē vai tiešsaistē un to organizēšanu darba kārtībā saskaņā ar noteiktiem kritērijiem.

Tajā ietilpst arī sanāksmju plānošana uzņēmumā un ārpus tā, darba pusdienas un komandējumi.

Pēdējos gadījumos palīga pienākums ir arī pēc vajadzības rezervēt lidojumus, viesnīcas, restorānus vai sanāksmju telpas.

6- Grāmatvedība

Administratīvie asistenti dažreiz ir atbildīgi par uzņēmumā radušos izdevumu uzraudzību un reģistrēšanu. Šie pienākumi var būt vienkārši, piemēram, noteiktu izdevumu ierakstīšana izklājlapā.

Dažos gadījumos asistentam ir nepieciešama apmācība sarežģītāku uzdevumu izstrādei. Piemēram, jūsu pienākumos var ietilpt grāmatvedības atskaitīšanās vadībai.

Parasti tas ir atkarīgs no uzņēmuma lieluma. Lielam uzņēmumam parasti ir vairāk specializētu lomu; tajos grāmatvedības informāciju pārvalda šim nolūkam nolīgta persona.

Tomēr viena no administratīvā asistenta pamatprasmēm ir biroja grāmatvedības programmatūras, piemēram, Microsoft Excel, apgūšana.

7- Tehnoloģiskā vadība

Tehnoloģisko resursu pārvaldība ir arī administratīvo asistentu funkciju sastāvdaļa. Šajā ziņā jūsu pienākums ir nodrošināt, lai visi uzņēmuma darbībai nepieciešamie rīki darbotos labi.

Tas cita starpā ietver datoru aprīkojumā esošās informācijas dublējumkopiju izgatavošanu un pretvīrusu atjaunināšanu.

No otras puses, tas ietver tādu iekārtu kā projektoru un klēpjdatoru pārvaldību.

Tas nozīmē arī tā aprīkojuma pārskatīšanu un uzturēšanu, kas nepieciešams normālai to darbību attīstībai, par kurām tā ir atbildīga.

Tas nenozīmē, ka administratīvajam palīgam jābūt tehniskām zināšanām. Tās darbs ir saistīts ar tehniskā personāla pieņemšanu darbā, lai periodiski veiktu aprīkojuma apkopi, lai izvairītos no neveiksmēm.

Atsauces

1. Bucky, J. (2017). Izpildsekretāru un administratīvo palīgu darba pienākumi. Atgūts no: thebalance.com
2. Karjeras celtnieks. (2016). Darbs par administratīvo asistentu - lieliska izvēle ģeneratoriem. Atgūts no: karjerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Ko dara medicīnas administratīvais asistents? Atgūts no: rasmussen.edu
4. Study.com. (SF). Administratīvā palīga pienākumi. Atgūts no: study.com