15 SVARĪGĀKĀS BIROJA FUNKCIJAS, KURAS JŪS APGŪSTAT - ĪJABS - 2025

Par biroja funkcijas Tajā dominē , ir administratīvās darbības, ko veic personāls uzņēmuma, organizācijas vai iestādes, un kas ir nepieciešami darbībai pats. Ja to dara efektīvi, parasti rezultāti būs daudz labāki nekā slikti veikti.

Biroja darbs parasti notiek no pirmdienas līdz piektdienai, kas sākas pulksten 8 vai 9 un ilgst līdz pulksten 4 vai 17, lai arī tas atšķiras dažādās valstīs vai reģionos.

Lielākajai daļai biroja darbu ir vajadzīgas tādas pamatprasmes kā: tekoša mutiska komunikācija, spēja rakstīt, failēt un zināma pieredze ar biroja aprīkojumu, piemēram, datoriem, kopētājiem utt.

Atkarībā no ieņemamā amata vai atbildības līmeņa personai ir nepieciešama tehniskā, universitātes vai ceturtā līmeņa izglītība.

Galvenās biroja funkcijas, kuras jūs apgūstat

1- plānošana

Šis ir pirmais un vissvarīgākais no uzdevumiem, jo ​​tas sastāv no definīcijas, kā organizatoriskās metodes un struktūras var dot ieguldījumu biznesa plānā.

Ir tehnoloģiski rīki, kas palīdz šīs metodes vēlāk precizēt uzdevumos, kas tiek sadalīti komandas locekļu starpā, taču tikai laba plānošana var garantēt, ka viss beidzas ar pievienoto mērķi biznesa mērķiem.

Vispārējai plānošanai ir nepieciešams skaidrs biznesa redzējums un noteikts hierarhijas līmenis uzņēmumā, taču katram komandas loceklim ir jāplāno savs darbs, lai viņš varētu sasniegt izvirzītos mērķus un termiņus.

2 - Transkripcija un / vai ziņojuma rakstīšana

Uzdevums, kas katru dienu aizņem birojā strādājošo laiku, ir ziņojumu sagatavošana, izmantojot jebkurus nesējus, kas atbalsta vai detalizēti raksturo viņu funkcijas, vai kas kalpo visu pārējo kolēģu skaidrošanai par detaļām (pamatinformāciju, progresu, rezultātiem, plusiem un mīnusi utt.).

Šie dokumenti kalpo arī kā ieraksts par organizācijas darbību, kurai šis birojs pieder, turpmākām revīzijām vai pārskatiem.

3. Apmeklējiet sanāksmes

Tās ir darba grupas dalībnieku tikšanās, kurās notiek apmaiņa ar idejām par pašreizējiem projektiem, tiek iesniegti jauni priekšlikumi, dalītas prezentācijas, ziņojumi vai ziņojumi.

Parasti to mērķis ir pielāgot visus klātesošos kopīga mērķa sasniegšanai, katram piešķirot lomas, uzdevumus un termiņus. Tie kalpo arī problēmu risināšanai, kas varētu būt radušās, veicot uzdevumus.

Viņiem parasti ir ļoti noteikts biežums, ilgums un dinamika. Tāpat tas, kas tajos tiek apspriests, parasti tiek ierakstīts minūtēs vai minūtēs iesniegšanai.

Dažas organizācijas rīko sanāksmes katru dienu, citas - vairākas dienas nedēļā, citas - ik pēc divām nedēļām, bet citas - katru mēnesi. Sanāksmju biežums ir atkarīgs no katra uzņēmuma un tā vajadzībām.

4 - Saplānojiet sanāksmes

Runa ir par visu to cilvēku darba kārtības koordinēšanu, kuriem jāatrodas sanāksmē tā, lai viņiem izdotos sakrist noteiktā vietā un laikā.

Tas var būt biedējošs uzdevums, tāpēc paļaušanās uz tehnoloģijām var būt laba ideja. Ir programmas, piemēram, ScheduleOnce, kas ļauj automātiski plānot sanāksmes, ļaujot ielūgtajiem redzēt pieejamos datumus un izvēlēties viņiem izdevīgu laiku.

5- Pārbaudiet korporatīvo e-pastu

Tas ir uzdevums, kas var aizņemt ilgu laiku. Adobe ziņojums, kas publicēts 2016. gadā un kas izveidots pēc vairāk nekā tūkstoša darbinieku pašpārvaldes aptaujas, atklāj, ka katru nedēļu mēs pavadām vidēji 20,5 stundas, pārbaudot mūsu darba e-pastu.

E-pastu klasificēšana, lasīšana un atbildēšana uz tiem ir ļoti izplatīts saziņas veids, kas ļauj apmainīties ar failiem un iespaidiem, kas saistīti ar projektu vai organizatorisko procesu.

Lai gan uzņēmumi pastāvīgi meklē efektīvākus e-pasta pārvaldīšanas veidus, ir arī tādas lietojumprogrammas kā Gmail viedās etiķetes.

Vēl viens veids, kā pilnveidot šo uzdevumu, ir iekļaut standarta e-pasta veidnes vai tekstus, kurus var nosūtīt ar minimālām modifikācijām dažādiem adresātiem un dažādos laikos.

6- Finanšu vadība

Veicot šo uzdevumu, ir jāgarantē, ka nauda atbilst dzīves ciklam, pērkot un pārdodot produktus un pakalpojumus; visi rēķini ir iesniegti, nosūtīti, samaksāti un nosūtīti. Protams, ir biroji, kas tikai to dara.

Šī darbība ietver arī finanšu kontu un juridisko dokumentu atjaunināšanu, lai nebūtu problēmu ar tiesisko regulējumu, kas attiecas uz konkrēto organizāciju.

7- Loģistika

Šī funkcija nodrošina visu ar uzņēmuma darbu saistīto preču pārvadāšanu uz un no noliktavām un klientiem. Tas ietver arī saziņu ar piegādātājiem, lai iegūtu izejvielas jaunu produktu ražošanai.

Šīs funkcijas mērķis ir garantēt, ka uzņēmuma rīcībā ir viss nepieciešamais preces vai pakalpojuma, ko tas komercializē, ražošanai.

8- Pievērsiet uzmanību

Birojā ir arī jāatbild uz tālruni, jo tas ir saziņas līdzeklis ar klientiem, piegādātājiem un pašiem kolēģiem.

Lai arī tas šķiet vienkāršs uzdevums, tas prasa noteiktu protokolu, jo tā var būt balss, ko kāds cits uzņēmums saista ar tā tēlu. Tāpēc ir svarīgi ievērot pieklājības noteikumus, saglabāt institucionālo toni, balss skaļumam un izmantotajai vārdu krājumam būt mērenai.

Vēl viena svarīga informācija, kas dažreiz netiek ņemta vērā, veicot šo funkciju, ir pierakstīt pēc iespējas vairāk datu par personu tālruņa otrā pusē; Tas nodrošinās uzņēmuma kontaktu datu bāzi un ļaus jums pareizi sekot līdzi telefoniskās sarunas laikā apspriestajam jautājumam.

9- Datņu organizēšana

Lielākā daļa no uzdevumiem, kas tiek izpildīti birojā, rada kādu dokumentu: rēķinus, piezīmes, minūtes, minūtes, pārdošanas pārskatus utt.

Digitālā formātā vai papīra formātā tas ir informācijas daudzums, kas prasa, lai kādam būtu pienākums to kataloģizēt, arhivēt un aizsargāt atbilstoši tā nozīmīguma līmenim biznesam.

Tieši pēdējais, informācijas aizsardzības punkts, ir jautājums, kas daudzām organizācijām ir sagādājis galvassāpes, tāpēc parādās arvien vairāk rīku, protokolu un procedūru, kas nodrošina datņu drošību un datu pārsūtīšanu. sensitīvi dati organizācijā.

Dažos gadījumos tiek izmantoti ārējie cietie diski, savukārt citās šādiem gadījumiem ir īpaši serveri vai "mākonī" glabāšanas platformas, piemēram, Microsoft OneDrive, Google Drive vai Apple iCloud.

10- Uzņēmuma pasta izplatīšana

Uzdevums, kurš, lai arī neprasa ļoti augstu akadēmisko izglītību, tomēr prasa labu organizāciju, atbildību un steidzamības sajūtu, ir korespondences izplatīšana birojā.

Dizaina skice, bankas nosūtīta kredītkarte, piegādātāja rēķini vai valdības iestādes atbildes vēstule ir daži no dokumentiem, kurus var gaidīt jebkurš darbinieks un uz kuriem attiecas daudzi citi procesi uzņēmuma.

11- Klientu apkalpošana

Šī funkcija sastāv no klientu fiziskas apkalpošanas ar jautājumiem vai sūdzībām par uzņēmuma piedāvātajiem produktiem vai pakalpojumiem.

12- Dokumentu drukāšana un kopēšana

Tas sastāv no dokumentu, kas jāuzglabā fiziski, drukāšanas vai to dokumentu kopiju izgatavošanas, kas jāsaglabā divos eksemplāros vai jānogādā uzņēmuma darbiniekiem.

13- Intervijas ar kandidātiem

Tas ir viens no personāla atlases procesa uzdevumiem. Tos var veikt individuāli vai grupās, tas ir, koncentrējoties uz vienu kandidātu vai vairākiem.

14 - Izejmateriālu un biroja piederumu pirkšana

Biroja piederumi ir nepieciešami tā efektivitātei. Kancelejas piederumiem, printera tintei, iesaiņojumam vai papīram vienmēr jābūt pieejamam, tāpēc par viņu vadību vajadzētu būt kādam.

15 - Administratīvās funkcijas

Administratīvās procedūras ir būtiskas uzņēmumam, lai saglabātu stabilitāti un spētu gūt panākumus biznesā. Dažas no šīm funkcijām ir informētība par juridiskiem jautājumiem, papīrs un citas birokrātiskas shēmas.

Atsauces

1. Audra Bianca (s / f). Biroja organizēšanas un plānošanas padomi. Atgūts no: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 biroja uzdevumi, kurus varat automatizēt. Atgūts no: es.sba.gov.
3. Devejs Kaitlins (2016). Cik stundas savā dzīvē esat veltījis darba e-pastam? Izmēģiniet mūsu nomācošo kalkulatoru. Atgūts no: washingtonpost.com.
4. Laurijs Rīvess. Darba vietu saraksts birojā. Atgūts no: work.chron.com.
5. Ko dara biroja palīgs. Atjaunots no mācību.org.
6. Ko tieši cilvēki dara biroja darbos. Atgūts no: reddit.com.